Integriteitsbeleid Nuffic

De ambitie van Nuffic is dat alle leerlingen en studenten internationale competenties kunnen opdoen, in het buitenland of eigen land. Zo zijn ze voorbereid op de samenleving en de arbeidsmarkt van de toekomst en zijn ze klaar om de mondiale uitdagingen van deze tijd te lijf te gaan. Want voor internationale vraagstukken zijn internationale oplossingen nodig. Economische, politieke of sociale spanningen stoppen niet bij de landsgrenzen. De kernwaarden van Nuffic zijn:

• Verbindend: Wij brengen mensen, talen en culturen samen om ervoor te zorgen dat iedereen een internationale ervaring op kan doen.
• Inspirerend: Wij zijn bevlogen en deskundig. Wat we weten, willen we delen. Zo inspireren we anderen.
• Toegankelijk: Wij zijn er voor iedereen, met een open blik naar de wereld.

Met onze ambitie en kernwaarden zitten maatschappelijke impact en thema’s als duurzaamheid en diversiteit in alle haarvaten van onze organisatie. Hier onlosmakelijk mee verbonden is de wil om integer te handelen, de wil om het juiste te doen.

Nuffic kan haar ambitie niet volbrengen zonder open, eerlijk te handelen richting financiers, leerlingen, studenten en onderzoekers, partnerorganisaties, de overheid, onderwijsinstellingen en natuurlijk onze eigen medewerkers, de gehele gemeenschap waarin wij opereren. We zien het als onze verantwoordelijkheid om dit te doen, maar het is ook onze intrinsieke wil om dat te doen. Vandaar dat dit integriteitsbeleid is opgesteld, om de intrinsieke wil om het juiste te doen ook te formaliseren. Hierin beschrijven we wat integer handelen voor Nuffic betekent, op welke momenten Nuffic als organisatie en haar medewerkers het meest kwetsbaar zijn, en welk antwoord we daarop bieden.

Dit integriteitsbeleid is opgemaakt uit de volgende hoofdstukken:

1. Kwetsbaarheden in werkprocessen
2. Beleidsverklaring
3. Ons integriteitsbeleid (Preventie, Bewustwording en signalering, Melding en opvolging en Verantwoording)
4. Overige uitgangspunten
5. Bergripsbepaling

Nuffic is zich ervan bewust dat haar taken en activiteiten onder meer de volgende kwetsbaarheden met zich mee brengen op het gebied van integriteit:

• Nuffic heeft een werkgebied waar ongelijke machtsverhoudingen tussen bijvoorbeeld docent en student/leerling of Nuffic en subsidieaanvragers kunnen voorkomen.
• Nuffic werkt indirect voor kinderen, jongeren en studenten, zij zijn extra kwetsbaar voor misbruik, in welke vorm dan ook.
• Nuffic heeft taken en ontplooit activiteiten die onder meer ten goede komen aan individuen (denk aan leerlingen en studenten, maar bijvoorbeeld ook docenten) die door deze activiteiten buiten hun eigen omgeving kunnen zijn. Het gaat hier om zowel buitenlandse individuen in Nederland als Nederlandse individuen in het buitenland. Deze groep is extra kwetsbaar voor misbruik omdat zij buiten hun sociale omgeving zijn en minder bekend zijn met de gangbare omgangsnormen.
• Nuffic werkt in een keten en kan dus alleen in samenwerking met ketenpartners werken aan integriteit en bescherming van de mensen die bij, met, voor en namens Nuffic werken.

Dit integriteitsbeleid draagt bij aan een integere organisatie in het algemeen en heeft specifieke aandacht voor deze kwetsbaarheden.

Wij gaan voor een internationale ervaring voor elke leerling en student. Daarvoor werken we in een keten samen met onderwijsinstellingen in Nederland en in het buitenland, koepelorganisaties, partnerorganisaties en overheidsorganisaties in Nederland en het buitenland.

We beseffen dat aan integriteitsschendingen vaak een bewuste of onbewuste ongelijke machtsverhouding en afhankelijkheidsrelatie ten grondslag liggen. Bijvoorbeeld tussen subsidiegever en subsidieontvanger, tussen docent en student, maar ook bijvoorbeeld tussen leidinggevende en medewerker. Deze ongelijke machtsverhouding en afhankelijkheidsrelatie kunnen de omstandigheden creëren en drempels verminderen voor personen om misbruik te maken van hun positie. Doordat anderen hen niet durven tegen te spreken, of doordat de scheidslijn tussen wat wel en wat niet kan vervaagt. Zo kunnen bepaalde personen of groepen in de praktijk privileges ten opzichte van anderen krijgen.

Om te zorgen dat iedereen (medewerkers, klanten, partners en doelgroep) zich veilig en gerespecteerd voelt (zowel fysiek als digitaal) is er een gedragscode opgesteld die richtlijnen geeft voor integer handelen. Een gedragscode kan niet opsommen wat wel en niet mag, maar wat het wel kan doen is ons streven naar een veilige werkplek beschrijven door middel van voorbeelden. Hieronder worden de vier categorieën van integriteitsschendingen beschreven en in de Gedragscode wordt toegelicht welk gedrag voor een veilige werkomgeving hierbij hoort.

Interpersoonlijke schendingen

Nuffic zet zich in voor het creëren van een veilige omgeving voor iedereen die bij, met, voor en namens Nuffic werkt. Alle medewerkers hebben de plicht om de principes van dit beleid na te leven. Zij verbinden zich aan het handhaven van een omgeving die gericht is op het creëren van die veilige omgeving. Nuffic beschouwt geweld, (seksuele) uitbuiting en misbruik door medewerkers (inclusief de mensen die voor, namens of met Nuffic werken) als zware fouten en een reden om (disciplinaire) maatregelen te nemen. Welke maatregelen dit exact zijn, hangt af van de omstandigheden. Samen zetten we ons in voor respectvolle samenwerkingen een veilige werkomgeving, zo kan iedereen het beste werk leveren en zich persoonlijk ontwikkelen.

Financiële schendingen

We streven naar relaties met leveranciers, partnerorganisaties, overheden, ambtenaren, politici en andere stakeholders op basis van professionaliteit, vertrouwen en integriteit. We zullen nooit onwettige betalingen doen, onwettige gunsten doen of vragen of anderen acties ondernemen die Nuffic bloot kunnen stellen aan risico’s van financiële schade, afhankelijkheid, chantage, afpersing, wettelijke sancties en reputatieschade. We hanteren een zero-tolerance beleid ten aanzien van alle vormen van fraude en corruptie.

Informatiebeveiliging- en privacy schendingen

Door zorgvuldig om te gaan met informatie beschermen we onze organisatie, collega’s, onze partners en onze doelgroep. We zorgen dan ook dat we zeer vertrouwelijk omgaan met informatie van Nuffic en haar ketenpartners om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van deze informatie te beschermen. Alle medewerkers hebben de plicht om de principes en beleidskaders op gebied van informatiebeveiliging en privacy na te leven en instructies op dit gebied op te volgen. Het Informatiebeveiligingsbeleid en het Privacy beleid zijn interne documenten.

Machtsmisbruik en belangenverstrengeling

Door integer en transparant te handelen zijn we geloofwaardig en kunnen we onafhankelijke beslissingen nemen. Nuffic en iedereen die bij, met of voor Nuffic werkt, handelt vanuit de volgende normen en waarden om machtsmisbruik te voorkomen:

• Respectvol
  Iedereen wordt met respect behandeld en er wordt niet gediscrimineerd. Op het moment dat een medewerker toch disrespectvol handelen observeert wordt dit bespreekbaar gemaakt en gerapporteerd (via de hieronder beschreven kanalen). Dit geldt voor alle vormen van disrespect, zoals discriminatie, uitbuiting, intimidatie of misbruik. Gezien de kwetsbaarheid wordt hierbij extra gelet op kinderen en jongeren.
• Professioneel en onafhankelijk
  Bij onze activiteiten is het van belang dat de relatie met afzonderlijke partijen onafhankelijk en objectief is. Persoonlijke belangen worden vermeden, en als sprake is van persoonlijke belangen, worden deze gemeld en strikt gescheiden gehouden van zakelijke belangen. Iedere (schijn van) belangenverstrengeling wordt vermeden. Dit omhelst ook financiële integriteit en de omgang met materiële zaken. Nuffic is hierin eerlijk en transparant, en kan altijd uitleggen waarom bepaalde besluiten genomen zijn.
• Betrouwbaar, eerlijk en transparant
  Nuffic is een betrouwbare partner. Dit bekent dat medewerkers verwachtingen waarmaken en eerlijk communiceren. We doen geen toezeggingen die we (misschien) niet waar kunnen maken en stellen geen irreële verwachtingen in de communicatie. Afspraken worden nagekomen. Wet- en regelgeving, (kwaliteits-) standaarden en (maatschappelijke) normen worden onverkort nageleefd, naar de letter en naar de geest. Nuffic en de medewerkers werken transparant, zijn hierop aanspreekbaar en nemen verantwoordelijkheid.
• Zorgvuldig
  Besluiten worden zorgvuldig genomen, waarbij de diverse belangen goed worden afgewogen. Met (publieke) middelen wordt doelmatig en zuinig omgegaan. Ook met kantoor- en ICT- faciliteiten die Nuffic beschikbaar stelt, gaan medewerkers op een verantwoorde en zakelijke manier om. Dit geldt in het bijzonder ook voor het gebruik van internet, email, en social media. Met (persoons-)gegevens wordt vertrouwelijk omgegaan.

Nuffic is verantwoordelijk voor het creëren van een sociaal veilig klimaat waarin integriteitskwesties besproken kunnen worden en om het bewustzijn van wat integer handelen inhoudt te bevorderen. Nuffic wil een omgeving waarborgen waarin (1) bewust grensoverschrijdend gedrag wordt tegengegaan maar ook waarin (2) we ons meer bewust worden van onbewust gedrag met goede intenties, die negatieve gevolgen kunnen hebben. Daarom bestaat het integriteitsbeleid uit de volgende onderdelen:

1. Preventie
2. Bewustwording en signalering
3. Melding en opvolging
4. Verantwoording

3.1 Preventie
Preventie start met een heldere gedragscode. Deze vormt de leidraad voor iedereen die bij, voor of met Nuffic werkt. Deze gedragscode is geïntegreerd in contracten en beschikkingen, om te borgen dat ook samenwerkingspartners werken conform de integriteitsstandaarden van Nuffic. De gedragscode is online te raadplegen.

3.2 Bewustwording en signalering
Het beleid en de gedragscode dienen geborgd te zijn in de dingen die we doen (onze taken, activiteiten en werkprocessen) en de manier waarop we deze dingen doen (ons gedrag). Zo worden er voor verschillende groepen passende activiteiten ondernomen:

Medewerkers

• Medewerkers (zowel intern als extern) tekenen de Nuffic Gedragscode en regeling verantwoord gebruik internet, email & ICT-voorzieningen.
• Alle externe medewerkers en sommige interne functiegroepen vragen daarnaast ook een VOG aan. Het kunnen overleggen van een VOG is voor deze medewerkers een ontbindende voorwaarde in het contract.
• Integriteit is een belangrijk onderdeel van ons werving en selectiebeleid, zo wordt het belang van integriteit standaard specifiek benoemd in vacatures, het onderwerp altijd besproken tijdens selectiegesprekken, selectiecommissies geïnformeerd over onbewuste vooroordelen en doen we voordat een nieuwe medewerker wordt aangenomen altijd een referentencheck inclusief een specifieke vraag naar integriteitsschendingen (bij een negatieve reactie hierop komt de kandidaat niet in dienst).
• Er wordt elk jaar voor de medewerkers een (herhalings)training omtrent integriteit georganiseerd.
• Het onderwerp integriteit is opgenomen in het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers.
• Medewerkers nemen deel aan een introductietraining 'informatiebeveiliging en privacy’ en aan activiteiten op het gebied van awareness op deze onderwerpen.

Partners

De waarden van Nuffic worden uitgedragen en het belang van integer handelen wordt geagendeerd op themadagen, partnerdagen, Nuffic congres en beleidsoverleg met opdrachtgevers.

3.3 Melding en opvolging
Er zijn verschillende mogelijkheden om ongewenst gedrag, (vermoedelijke) integriteitsschendingen en misstanden te melden en om een onderzoek in te stellen naar (mogelijke) overtredingen van het beleid en de gedragscode, zowel intern als extern. Deze worden in het (interne) Personeelshandboek beschreven.

Voor het maken van een melding kan het online meldingsformulier gebruikt worden, dit kan intern en extern.

Aanvullend moet er bij sommige opdrachtgevers mogelijke integriteitsschendingen gemeld worden. Per opdrachtgever en programma kan dit verschillen en moet er gekeken worden wat de juiste route is.

Om het integriteitsbeleid te borgen in de organisatie wordt er in elk cluster en de BBD een ‘coördinator integriteit’ aangewezen. Hun verantwoordelijkheden omvatten:

• Aanspreekpunt voor kwesties rondom integriteit
• Ontvangen van meldingen
• Coördinatie van opvolging van meldingen
• Adviserende en signalerende rol richting bestuur
• Jaarlijkse bijeenkomst ter evaluatie integriteitsbeleid
• Verslaglegging (zie artikel 3.4)

3.4 Verantwoording
Meldingen en de afhandeling daarvan worden geregistreerd en gerapporteerd. Ook moet het onderwerp integriteit als beleidsonderwerp opgenomen worden in het jaarverslag en worden besproken in het jaarlijkse beleidsoverleg met opdrachtgevers.

Dit betekent het volgende:

1. Integriteit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle medewerkers en de hele organisatie. Er is dus geen persoon of team benoemd dat verantwoordelijk is voor de integriteit van de organisatie.
2. De teamleiders zijn, als eigenaar van de werkprocessen en inhoudelijk, financieel en personeel verantwoordelijk voor het borgen van integriteit in de werkprocessen en het vergroten van de bewustwording van medewerkers.
3. HR is verantwoordelijk voor de accuraatheid van de informatie over het integriteitsbeleid (dit betreft zowel intern op Next als extern op de Nuffic website) en voor het faciliteren van de jaarlijkse integriteitstraining.
4. De Nederlandse taal is leidend voor het integriteitsbeleid en diens bijlagen aangezien zij in het Nederlands ontwikkeld zijn. De documenten zijn naar het Engels vertaald.

• Melder: Iemand die in de context van hun werk gerelateerde activiteiten een melding maakt van ongewenst gedrag, integriteitsschendingen of een (vermoedelijk) misstand.
• Integriteitsschending: Een handeling of nalatigheid die de regels, normen en waarden van Nuffic schendt. Er worden 4 categorieën onderscheiden: interpersoonlijke schendingen, financiële schendingen, informatiebeveiliging en privacy schendingen, machtsmisbruik en belangenverstrengeling.
• Ongewenst gedrag: Gedrag dat door anderen als onprettig, bedreigend, vernederend, of intimiderend wordt ervaren.
• Meldingsregeling: De manier waarop (intern of extern) een melding kan worden gemaakt van ongewenst gedrag, integriteitsschending of een (vermoeden) van een misstand.
• (Vermoedelijk) misstand (klokkenluidersregeling):
  o Een schending of een gevaar voor het Unierecht
  o Een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is en er sprake is van bijvoorbeeld gevaar voor schending van een wettelijk voorschrift of interne regels die een concrete verplichting inhouden voor Nuffic, volksgezondheid, veiligheid van personen, milieu, of functioneren van de openbare dienst
  o De handeling of nalatigheid niet alleen persoonlijke belangen raakt én er sprake is van een patroon, structureel karakter of ernstig en omvangrijk is.