Gedragscode integriteit

De ambitie van Nuffic is dat alle leerlingen en studenten internationale competenties kunnen opdoen, in het buitenland of eigen land. Zo zijn ze voorbereid op de samenleving en de arbeidsmarkt van de toekomst en zijn ze klaar om de mondiale uitdagingen van deze tijd te lijf te gaan. De kernwaarden van Nuffic zijn:
• Verbindend: Wij brengen mensen, talen en culturen samen om ervoor te zorgen dat iedereen een internationale ervaring op kan doen.
• Inspirerend: Wij zijn bevlogen en deskundig. Wat we weten, willen we delen. Zo inspireren we anderen.
• Toegankelijk: Wij zijn er voor iedereen, met een open blik naar de wereld.

Waarom is een gedragscode belangrijk?
Met onze ambitie en kernwaarden zitten maatschappelijke impact en thema’s als duurzaamheid en diversiteit in alle haarvaten van onze organisatie. Hier onlosmakelijk mee verbonden is de wil om integer te handelen, de wil om het juiste te doen. Deze gedragscode weerspiegelt onze gezamenlijke commitment aan een Nuffic waar iedereen (medewerkers, klanten, partners en doelgroep) zich veilig en gerespecteerd voelt, zowel fysiek als digitaal. Een gedragscode kan niet opsommen wat wel en niet mag, maar wat het wel kan doen is ons streven naar een veilige werkplek beschrijven door middel van voorbeelden.

Wie is er verantwoordelijk voor een integere organisatie?
Dat zijn wij allemaal samen. Iedereen heeft hierin een verantwoordelijkheid, dit begint bij jezelf afvragen of er dingen zijn waar jij jezelf op zou aanspreken als je eerlijk naar jezelf zou zijn. Tegelijkertijd betekent het ook dat je een ander mag aanspreken als je iets ziet wat volgens jou niet helemaal de bedoeling is.

Welk gedrag draagt bij aan een veilige werkomgeving voor ons allemaal?
Zoals gezegd is het niet mogelijk om al het gedrag wat wel of niet mag uit te schrijven. Het belangrijkst is om met elkaar in gesprek te blijven over wat we samen wel of niet gewenst vinden. Hieronder volgen voorbeelden van gedrag die een richting geven aan wat we geloven dat wel/niet bijdraagt aan een prettige en veilige werkomgeving.

Dit is de basis voor ons succes, zo kan iedereen het beste werk leveren en zich persoonlijk ontwikkelen. Dit gedrag is gerelateerd aan de categorie ‘Interpersoonlijke schendingen’ uit het integriteitsbeleid.

Samen zullen we:
• Zorgen voor een open communicatie cultuur en ons eerlijk opstellen in interacties.
• De rechten, integriteit en waardigheid van onze collega’s, klanten, partners en doelgroep respecteren, ongeacht hun achtergrond.
• Een veilige omgeving creëren en misbruik actief voorkomen.
• Te allen tijde professioneel gedrag vertonen en als rolmodel fungeren.
• De wettelijke kaders en procedures van mijn werk kennen en correct toepassen.
• De privacy en het privéleven van onze medewerkers, klanten, partners en doelgroep respecteren en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.
• Bezorgdheden, vermoedens en incidenten van (mogelijk) misbruik bespreekbaar maken.
• Volledig en vertrouwelijk meewerken aan onderzoeken naar misstanden.
• Empathie tonen tegenover anderen en andermans grenzen respecteren.
We vermijden samen:
• Alle vormen van fysiek geweld en misbruik van collega’s, klanten, partners en doelgroep.
• Vernederende, discriminerende of intimiderende optredens.
• Micro-agressies, hiermee bedoelen we subtiele, vaak onbedoelde uitingen van discriminatie of vooroordelen die kwetsend kunnen zijn.
• Ongepaste aanrakingen of gedrag dat kwetsend of cultureel ongepast is.
• Seksueel getint grensoverschrijdend gedrag of verbale (digitale) uitingen hiervan.
• Pesten en discrimineren of voortrekken, hieronder valt bijvoorbeeld ook (digitaal) roddelen en mensen buitensluiten.
• Alcohol, drugs of andere bewustzijn veranderende middelen zodat we nuchter en alert ons werk kunnen doen. We zorgen voor verantwoorde omgang met alcohol tijdens werk gerelateerde evenementen.

Door integer om te gaan met middelen en beslissingen bouwen en behouden we het vertrouwen van onze stakeholders. Dit gedrag is gerelateerd aan de categorie ‘Financiële schendingen’ uit het integriteitsbeleid.

Samen zullen we:
• Zorgen voor een open communicatie cultuur en ons eerlijk opstellen in interacties.
• Verantwoord omgaan met bezittingen en middelen van de organisatie.
• Fraude en corruptie actief afwijzen en elke vorm van belangenverstrengeling voorkomen.
• In kritieke situaties getuigen inschakelen en nooit instemmen met onjuiste handelingen.
• Pogingen tot fraude of corruptie vastleggen en snel rapporteren.
• Volledige medewerking verlenen aan onderzoeken naar financiële misstanden.
• Giften en cadeaus in het kader van de samenwerking slechts tot maximaal 50 euro aanvaarden, mits niet bedoeld om besluitvorming te beïnvloeden. Bij twijfel kunnen we dit altijd overleggen met een teamleider.

We vermijden samen:
• Ongeoorloofde betalingen, gunsten of giften, zoals bijvoorbeeld betalingen, gunsten of giften die bedoeld zijn om besluiten te beïnvloeden of een onrechtmatig voordeel te verkrijgen.
• Het geven van ongeoorloofde betalingen, gunsten of giften. We zullen bijvoorbeeld geen betalingen, giften of gunsten verstrekken aan ambtenaren, politici, overheidsinstanties, leveranciers of andere partijen met het doel een besluit te beïnvloeden of een illegaal voordeel te bereiken. Toegestane uitzonderingen zijn giften die passen binnen de samenwerking en aantoonbaar niet bedoeld zijn om besluiten te manipuleren.

Door zorgvuldig om te gaan met informatie beschermen we onze organisatie, collega’s, onze partners en doelgroep. Dit gedrag is gerelateerd aan de categorie ‘Informatiebeveiliging- en privacy schendingen’ uit het integriteitsbeleid.

Samen zullen we:
• Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en ons houden aan organisatiebeleid omtrent informatiebeveiliging en privacy.
• Persoonsgegevens alleen gebruiken voor hun oorspronkelijke doel en niet langer bewaren dan nodig.
• Social media zorgvuldig inzetten en bij twijfel overleggen met een teamleider.
We vermijden samen:
• Gevoelige informatie van collega’s, partners, klanten, donoren of de doelgroep delen binnen of buiten de organisatie zonder toestemming. Ook na afloop van mijn dienstverband ben ik gebonden aan geheimhouding over datgene dat mij in mijn functie bij Nuffic ter ore is gekomen.
• Mijn zakelijke e-mailaccount gebruiken voor privédoeleinden of nevenactiviteiten.
• Het uitlenen van Nuffic laptops en telefoons aan anderen om datalekken te voorkomen.

Door integer en transparant te handelen zijn we geloofwaardig en kunnen we onafhankelijke beslissingen nemen. Dit gedrag is gerelateerd aan de categorie ‘Machtsmisbruik en belangenverstrengeling’ uit het integriteitsbeleid.

Samen zullen we:
• In alle werkzaamheden handelen volgens de normen en waarden zoals beschreven in het Nuffic integriteitsbeleid: Respectvol, professioneel, onafhankelijk, betrouwbaar, eerlijk, transparant en zorgvuldig.
• Transparante afspraken maken met externe partijen om misverstanden te voorkomen.
• Uitzonderingen op regels alleen consequent en zorgvuldig hanteren.
• Belangenverstrengeling en discriminatie in (selectie)procedures tegengaan en bij twijfel de juiste maatregelen nemen.
• Professionele nevenactiviteiten die een mogelijke belangenverstrengeling met Nuffic veroorzaken melden bij je leidinggevende en HR. In geval van twijfel overleggen we.
• Passend handelen bij persoonlijke relaties binnen de organisatie om schijn van belangenverstrengeling te voorkomen. Op het moment dat een persoonlijke relatie invloed heeft op werkzaamheden, integriteit van collega’s of de belangen van Nuffic melden we een persoonlijke relatie bij de leidinggevende of HR.
• Uiterst vertrouwelijk omgaan met aan mij verstrekte gevoelige informatie.

We vermijden samen:
• Contacten binnen het netwerk voor te trekken met snellere of betere service.
• Situaties te laten ontstaan waarin persoonlijke belangen kunnen conflicteren met professionele verantwoordelijkheden. Zo zullen we bijvoorbeeld geen aanvragen van bekenden beoordelen maar deze overdragen aan een collega.
• Zonder overleg een dienstreis te verlengen met meer dan 72 uur of privépersonen mee te nemen op reis (zie voor de exacte regels het Personeelshandboek).
• Het inzetten van professionele contacten voor persoonlijke doeleinden of nevenactiviteiten.

Wat als je gedrag constateert waarvan je twijfelt of het in lijn is met de Gedragscode?
We hebben gezamenlijk de verantwoordelijkheid om een veilige werkomgeving te creëren. Dit betekent dat je bij eventuele overtredingen van deze gedragscode altijd een melding mag doen, zowel wanneer je betrokken bent bij een incident als wanneer je slechts iets hebt geconstateerd.

Het is heel begrijpelijk dat het je het lastig vindt als je met een integriteitskwestie te maken krijgt. Als je het prettig vindt kun je altijd eerst in gesprek gaan met een leidinggevende of de interne of externe vertrouwenspersoon. Ongewenst gedrag wordt niet getolereerd afhankelijk van de situatie kunnen er verschillende (in)formele stappen gezet worden. Er zijn verschillende routes die je kunt volgen, deze (inclusief de formele meldingsprocedure) zijn te vinden in het Personeelshandboek (hoofdstuk 8). Tot slot, het is belangrijk om te weten dat je als melder goed beschermd bent, ook dit staat in het Personeelshandboek beschreven.