Privacyverklaring Stichting Nuffic

Je meldt je aan bij een netwerk, neemt deel aan een training of schrijft je in voor een nieuwsbrief. Als je diensten van Nuffic gebruikt, vragen we om persoonlijke gegevens die we nodig hebben om je goed van dienst te kunnen zijn. Bijvoorbeeld je naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer.

We gebruiken je persoonlijke gegevens alleen voor het doel waarvoor je ze hebt achtergelaten. Heb je bijvoorbeeld je naam en e-mailadres ingevuld om een nieuwsbrief te ontvangen? Dan gebruiken we deze gegevens niet om je andere informatie toe te sturen. We geven je persoonsgegevens ook niet aan derden, tenzij dat duidelijk staat aangegeven. Je gegevens kunnen wel worden doorgegeven aan de autoriteiten, als de wet dat verplicht.

Als je ons een vraag stelt is het soms nodig om een andere organisatie te betrekken bij de beantwoording van je vraag. De gegevens die we dan delen met die organisatie gebruiken zij alleen voor de beantwoording van je vraag.

Als je je inschrijft voor een nieuwsbrief, kun je aangeven of je een voorkeur hebt voor bepaalde onderwerpen. Je krijgt dan alleen nieuws over die onderwerpen te zien. Je keuze bewaren we zolang je op de nieuwsbrief geabonneerd bent.

Jonger dan 16

Als je jonger dan 16 jaar bent moeten je ouders/verzorgers toestemming te geven dat wij jouw persoonsgegevens verwerken.

Bewaren en beschermen

Wij bewaren je persoonlijke gegevens niet langer dan nodig. Als je je bijvoorbeeld uitschrijft voor een nieuwsbrief, verwijderen we je gegevens op dat moment. We verwerken en beveiligen persoonsgegevens zorgvuldig.

Ben je het niet eens met de wijze waarop wij je persoonsgegevens verwerken, dan kun je bij Nuffic een klacht indienen. Hoe je een klacht kunt indienen lees je in onze klachtenregeling. Je kunt je klacht ook melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je kunt ook bezwaar maken tegen een verwerking van je persoonsgegevens, als wij ze verwerken op grond van de behartiging van het gerechtvaardigd belang van Nuffic of dat van een derde, aan wie we de gegevens verstrekken.

Hoe je bezwaar kunt maken lees je in onze bezwaarprocedure.

Functionaris voor de Gegevensbescherming

De Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) van Nuffic houdt toezicht op de toepassing en naleving van de AVG. Voor vragen is de FG bereikbaar via fg@nuffic.nl.

Wijziging privacybeleid

Wij behouden ons het recht voor om het privacybeleid te wijzigen binnen de geldende privacyregelgeving, in het bijzonder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Wij zullen je informeren over wijzigingen in het privacybeleid.

We hebben een speciaal privacybeleid voor de volgende programma's:

• NN Future Matters
• Culturele verdragen
• Sino-Dutch Bilateral Exchange Scholarship programme
• Desmond Fortes Scholarship
• European University Institute
• Internationalisering PO en VO
• Van Goghprogramma (inactief)
• VSBfonds-beurzenprogramma
• NL Scholarship
• Orange Knowledge Programme
• Mena Scholarship Programme
• NICHE programme
• Netherlands Fellowship Programmes

Kijk voor het privacybeleid voor deze programma's op onze Engelstalige pagina.

Dit is de privacyverklaring van Stichting Nuffic (hierna: Nuffic) met betrekking tot de werving- en selectieprocedure van Nuffic. Deze privacyverklaring geeft informatie over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken van jou als mogelijke kandidaat/sollicitant. Het zorgvuldig en veilig verwerken van persoonsgegevens is voor ons van belang. Nuffic handelt in alle gevallen overeenkomstig de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Nuffic is verantwoordelijk voor de verwerking van de door jou verstrekte persoonsgegevens in het kader van onze werving en selectieprocedure. In de zin van de wet, de AVG, is Nuffic verwerkingsverantwoordelijke.

Stichting Nuffic
Postbus 29777
2502 LT Den Haag

Hierna is te lezen op welke manier Nuffic jouw persoonsgegevens verwerkt als jij bij ons solliciteert, voor welke doeleinden dit gebeurt en wat hiervoor de grondslag is. Verder wordt uitgelegd of, en zo ja aan wie, persoonsgegevens worden verstrekt. Ook wordt uitgelegd hoe deze persoonsgegevens worden beveiligd en wat de beoogde bewaartermijnen zijn. Tot slot wordt aangegeven hoe je jouw rechten kunt uitoefenen, zoals het recht van inzage.

Omdat wij onze dienstverlening en websites continue verbeteren, kan het zijn dat we in de toekomst andere persoonsgegevens verzamelen. Bijvoorbeeld als we een nieuwe tool gebruiken voor digitale sollicitaties. We moeten en zullen dit privacybeleid dan aanpassen, zodat jij als sollicitant van tevoren kunt zien hoe wij gegevens over jou willen verzamelen, en wat we met jouw gegevens willen doen. Natuurlijk gaan we de gegevens die we over jou in het verleden hebben verzameld, niet zomaar voor andere doelen verwerken. Als we je gegevens hebben gekregen op basis van jouw toestemming, zullen we je eerst om nieuwe toestemming vragen om jouw gegevens voor een nieuw doel te verwerken. In de tekst hierboven kun je lezen wat onze principes zijn en waar je terecht kunt met vragen of klachten.

1. Inleiding

Nuffic wil voorkomen dat zij (onbewust) kandidaten afwijst op (vermeende) nationaliteit, geslacht of leeftijd. Daarom behandelt Nuffic sollicitaties intern zo anoniem mogelijk bij de eerste interne selectie. Als Nuffic cv’s van kandidaten voor een vacature via het uitzendbureau ontvangt, dan worden deze cv’s anoniem aan Nuffic doorgestuurd.

De selectiecommissie wordt voorafgaand aan de beoordelingen en gesprekken gewezen op de invloed van vooroordelen op de selectie van een kandidaat. Dit allemaal om de selectiecommissie bewust te maken van eventuele vooroordelen en zo de meest geschikte kandidaat te vinden.

1.1 Persoonsgegevens

Deze privacyverklaring geeft informatie over hoe wij jouw persoonsgegevens verwerken. Maar wat is nu eigenlijk een persoonsgegeven? Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Op basis van die gegevens is het mogelijk om jou te identificeren. Voorbeelden hiervan zijn naam, adres of een e-mailadres, maar ook pseudoniemen zijn persoonsgegevens, zoals unieke identifiers in bijvoorbeeld cookies.

In sommige gevallen verwerkt Nuffic deze gegevens bijvoorbeeld bij een bezoek aan onze website(s) of wanneer jij bij ons solliciteert. In de hierna volgende paragrafen wordt uitgelegd wanneer en waarom bepaalde gegevens worden verzameld en verwerkt.

1.2 Is het noodzakelijk dat wij jouw persoonsgegevens verwerken?

Ja, wij hebben jouw persoonsgegevens nodig om jouw sollicitatie te beoordelen. In geval van de geanonimiseerde cv’s die wij van het uitzendbureau ontvangen, hebben wij een deel van de persoonsgegevens niet nodig voor het maken van de eerste keuze. De persoonsgegevens hebben wij wel nodig in een later stadium.

2. Welke persoonsgegevens gebruiken wij wanneer je bij ons solliciteert?

Wij verwerken persoonsgegevens als je onze website bezoekt op zoek naar informatie of vacatures, en wanneer jij solliciteert via onze portal EasyCruit of via het e-mailadres solliciteren@nuffic.nl.

2.1 Website bezoek

Wanneer je de website van Nuffic bezoekt verwerken wij een aantal gegevens van je, zoals jouw IP-adres en gegevens over hoe jij gebruikmaakt van onze website, om onze website te laten functioneren en ook om deze technisch te kunnen beheren. Wij gebruiken géén tracking cookies of vergelijkbare technologie waarvoor toestemming is vereist. Voor meer informatie hierover verwijzen wij je naar de cookieverklaring op de website.

2.2 Solliciteren

Wanneer je solliciteert bij Nuffic verwerken wij jouw persoonsgegevens. Als je ons een sollicitatie stuurt, geef je daarmee (uitdrukkelijke) toestemming aan Nuffic om jouw persoonsgegevens te verwerken. Als jij een referentie opgeeft, en wij die willen raadplegen, zullen we je eerst apart om toestemming vragen.

2.2.1 Welke gegevens?

Om jouw sollicitatie te kunnen verwerken, verzamelen wij de volgende gegevens van jou: voorletter(s), voornaam, tussenvoegsel, achternaam, geslacht, e-mailadres, mobiele telefoonnummer, motivatiebrief en curriculum vitae.

De gegevens die jij in je curriculum vitae en motivatiebrief opneemt zijn jouw eigen verantwoordelijkheid. Soms is het onvermijdelijk dat je ons via deze documenten (indirect) bijzondere persoonsgegevens stuurt, zoals informatie over je arbeidsverleden waaruit we gegevens over je gezondheid kunnen afleiden. Door het toesturen van deze informatie geef je ons uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking ervan. Wij zullen alle door jou verstrekte persoonsgegevens in ieder geval zorgvuldig behandelen en enkel verwerken in relatie tot het afhandelen van jouw sollicitatie.

2.2.2 Hoe lang worden de gegevens bewaard?

Mocht je niet bij ons in dienst treden dan bewaren wij de persoonsgegevens die wij hebben verzameld in relatie tot jouw sollicitatie voor een periode van vier weken na het afronden van de sollicitatieprocedure, waarna jouw persoonsgegevens worden verwijderd (behalve de geanonimiseerde resultaten als je een assessment hebt gedaan, zie hieronder).

We bewaren van kandidaten die een online assessment hebben ingevuld, de geanonimiseerde data van de online assessments. Hiermee kunnen we rapportages maken en kijken of er verschillen zijn tussen groepen kandidaten die we aannemen en groepen kandidaten die we afwijzen. Bijvoorbeeld: hebben mensen die we aannemen, specifiek andere competenties dan kandidaten die we afwijzen. Deze gegevens zijn niet herleidbaar tot personen. De inzichten kunnen we vervolgens gebruiken om onze werving en selectie te optimaliseren.

• Externe kandidaten die aangenomen worden: 3 jaar na de laatste actie in de portal worden de uitkomsten geanonimiseerd.
• Externe kandidaten die niet aangenomen worden of zich hebben teruggetrokken: 4 weken nadat de status ‘Afwijzen’ wordt toegekend, worden de uitkomsten geanonimiseerd.
• Interne kandidaten (ongeacht of ze aangenomen worden): 3 jaar na de laatste actie in de portal worden de uitkomsten geanonimiseerd.
• Desgevraagd kan de beheerder de uitkomsten eerder anonimiseren.

Nuffic heeft beleid dat de vacaturehouder de rapporten niet apart mag opslaan.

3. Delen we gegevens met derde partijen?

Nee, Nuffic verstrekt jouw persoonsgegevens niet aan derde partijen. Nuffic maakt wel gebruik van de diensten van andere bedrijven, maar verstrekt jouw persoonsgegevens alleen als ze daarbij optreden als verwerkers. Dat wil zeggen dat Nuffic altijd verantwoordelijk blijft voor jouw persoonsgegevens, en dat Nuffic ook altijd jouw aanspreekpunt is voor vragen over jouw persoonsgegevens.

Wanneer we gebruikmaken van verwerkers, bijvoorbeeld voor beoordelingen van online sollicitatiegesprekken en assessments, maken we harde afspraken om ervoor te zorgen dat zij de gegevens alleen verwerken voor de doelen die wij bepalen, en dat zij passende organisatorische en technische maatregelen hebben getroffen om de persoonsgegevens te beveiligen.

We ontvangen en delen soms ook persoonsgegevens over jou van en met andere bedrijven zoals uitzendbureaus en payroll-organisaties. Die organisaties zijn zelf, of samen met ons, verantwoordelijk voor de zorgvuldige omgang met jouw persoonsgegevens. Uitzendbureaus zijn zelf verantwoordelijk voor de gegevens die ze over jou verzamelen en aan ons geven. Als je daar vragen over hebt, kun je die stellen aan de privacy-verantwoordelijke van het uitzendbureau. Als je via een payroll-organisatie bij ons wordt ingehuurd, zijn die organisatie en wij gezamenlijk verantwoordelijk. We hebben dan afspraken gemaakt waar jij terecht kunt met je vragen. Bij twijfel mag je onze privacy officer altijd een vraag stellen hierover.

4. Worden er persoonsgegevens verwerkt buiten de EER?

Ons uitgangspunt is om jouw persoonsgegevens niet buiten EER te verwerken. Onze systemen en applicaties waarin jouw persoonsgegevens worden gewerkt zijn gevestigd binnen de EER. We letten erop dat onze verwerkers jouw persoonsgegevens niet verwerken in het Verenigd Koninkrijk omdat niet duidelijk is hoe lang dat land nog een passend beschermingsniveau biedt.

5. Hoe beveiligen wij je gegevens?

Nuffic heeft een beleid voor de beveiliging van persoonsgegevens. Hierin is onder meer vastgelegd dat we alleen persoonsgegevens binnen de EER verwerken, maar ook welke verschillende technische en organisatorische maatregelen ervoor zorgen dat de persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terechtkomen. Een voorbeeld van deze maatregelen is het trainen van onze medewerkers op het gebied van privacy-bewustzijn. Wij zorgen ervoor dat, indien we jouw persoonsgegevens doorgeven aan verwerkers, deze organisaties dezelfde maatstaven aanhouden. Onze systemen en applicaties zijn beveiligd volgens de laatste beveiligingsstandaarden.

6. Rechten uitoefenen

Wij vinden het belangrijk dat je de rechten die je hebt op basis van de AVG kunt uitoefenen.
Je hebt het recht om ons te verzoeken om:

• inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken
• rectificatie of verwijdering van jouw persoonsgegevens
• het beperken van de verwerking van jouw persoonsgegevens
• het overdragen van je persoonsgegevens aan jezelf of aan door jou gekozen derde partijen (dataportabiliteit).

Voor het indienen van een verzoek kun je het online contactformulier gebruiken.

Je kunt ook een brief sturen:

Nuffic
T.a.v. Privacy Officer
Postbus 29777
2502 LT Den Haag

Zo snel mogelijk, maar in elk geval binnen een maand na ontvangst van jouw verzoek zullen wij jou beantwoorden of informatie verstrekken over de acties die wij hebben ondernomen naar aanleiding van jouw verzoek. Deze termijn kunnen wij met 2 maanden verlengen als jouw verzoek erg complex is.

7. Klacht indienen bij de bevoegde autoriteit: Autoriteit Persoonsgegevens

Nuffic vindt het belangrijk dat jij tevreden bent over de manier waarop wij omgaan met jouw privacy. Ook al doen wij er alles aan om dit te bereiken en zo te houden, en klachten en opmerkingen graag persoonlijk met je bespreken, kan het natuurlijk zo zijn dat je niet tevreden bent. Mochten wij hier samen niet uit kunnen komen, is het mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie voor de contactgegevens de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Overige vragen of klachten?

Heb je nog vragen of klachten over de manier waarop Nuffic met jouw gegevens omgaat, gebruik dan alsjeblief ons contactformulier.

Je kunt ook contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming, Sjoera Nas. In dat geval kan je een e-mail sturen aan fg@nuffic.nl.

Wanneer je onze website bezoekt, worden cookies geplaatst. In onze cookieverklaring lees je wat dit voor jou betekent.