Integriteitsbeleid Nuffic

De ambitie van Nuffic is dat alle leerlingen en studenten internationale competenties kunnen opdoen, in het buitenland of eigen land. Zo zijn ze voorbereid op de samenleving en de arbeidsmarkt van de toekomst en zijn ze klaar om de mondiale uitdagingen van deze tijd te lijf te gaan. Want voor internationale vraagstukken zijn internationale oplossingen nodig. Economische, politieke of sociale spanningen stoppen niet bij de landsgrenzen. De kernwaarden van Nuffic zijn:

• Verbindend: Wij brengen mensen, talen en culturen samen om ervoor te zorgen dat iedereen een internationale ervaring op kan doen.
• Inspirerend: Wij zijn bevlogen en deskundig. Wat we weten, willen we delen. Zo inspireren we anderen.
• Toegankelijk: Wij zijn er voor iedereen, met een open blik naar de wereld.

Met onze ambitie en kernwaarden zitten maatschappelijke impact en thema’s als duurzaamheid en diversiteit in alle nerven van onze organisatie. Hier onlosmakelijk mee verbonden is de wil om integer te handelen, de wil om het juiste te doen.

Nuffic kan haar ambitie niet volbrengen zonder open, eerlijk te handelen richting donoren, studenten, partnerorganisaties, de overheid, onderwijsinstellingen en natuurlijk onze eigen medewerkers (in binnen- en buitenland), de gehele gemeenschap waarin wij opereren. We zien het als onze verantwoordelijkheid om dit te doen, maar het is ook onze intrinsieke wil om dat te doen. Vandaar dat dit integriteitsbeleid is opgesteld, om de intrinsieke wil om het juiste te doen ook te formaliseren. Hierin beschrijven we wat integer handelen voor Nuffic betekent, op welke momenten Nuffic als organisatie en haar medewerkers het meest kwetsbaar zijn, en welk antwoord we daarop bieden.

Nuffic is zich ervan bewust dat haar bedrijfsactiviteiten onder meer de volgende kwetsbaarheden met zich mee brengen op het gebied van integriteit:

• Nuffic heeft een werkgebied waar ongelijke machtsverhoudingen tussen docent en student/leerling kunnen voorkomen.
• Nuffic werkt indirect voor kinderen, jongeren en studenten, zij zijn extra kwetsbaar voor misbruik, in welke vorm dan ook.
• Een deel van de activiteiten van Nuffic is gericht op het financieren van projecten in ontwikkelingslanden. Dit levert een ongelijke machtsbalans op tussen Nuffic en de organisaties die financiering van Nuffic ontvangen (de subsidieverstrekker en de begunstigde/ subsidieontvanger). Hetzelfde geldt voor de relatie tussen de Nederlandse partner van Nuffic die financiering ontvangt, en de lokale partner die het project samen met de Nederlandse partner uitvoert. Dit geldt in het bijzonder als het gaat om een land met een andere cultuur, politieke situatie of machtsstructuur.
• Nuffic levert diensten waar uiteindelijk studenten en leerlingen gebruik van maken die, door het gebruik maken van deze diensten, buiten hun eigen omgeving kunnen zijn. Het gaat hier om zowel buitenlandse studenten en leerlingen in Nederland als Nederlandse studenten en leerlingen in het buitenland. Deze groep is extra kwetsbaar voor misbruik omdat zij buiten hun sociale omgeving zijn en minder bekend zijn met de gangbare omgangsnormen.
• Nuffic werkt in een keten en kan dus alleen in samenwerking met ketenpartners werken aan integriteit en bescherming van de mensen die bij, met, voor en namens Nuffic werken.

Het beleid, wat zowel van toepassing is op ons hoofdkantoor in Den Haag als de Nuffic kantoren in het buitenland, draagt bij aan een integere organisatie in het algemeen en heeft specifieke aandacht voor deze kwetsbaarheden.

Wij gaan voor een internationale ervaring voor elke leerling en student. Daarvoor werken we in een keten samen met onderwijsinstellingen in Nederland en in het buitenland, koepelorganisaties, partnerorganisaties in ontwikkelingslanden, overheidsorganisaties in Nederland en het buitenland.

We beseffen dat aan integriteitsschendingen vaak een bewuste of onbewuste ongelijke machtsverhouding en afhankelijkheidsrelatie ten grondslag liggen. Bijvoorbeeld tussen subsidiegever en subsidieontvanger, tussen ‘het Westen’ en ontwikkelingslanden, tussen docent en student, maar ook op ons hoofdkantoor bijvoorbeeld tussen leidinggevende en medewerker.

Deze ongelijke machtsverhouding en afhankelijkheidsrelatie kunnen de omstandigheden creëren en drempels verminderen voor personen om misbruik te maken van hun positie. Doordat anderen hen niet durven tegen te spreken, of doordat de scheidslijn tussen wat wel en wat niet kan vervaagt. Zo kunnen bepaalde personen of groepen in de praktijk privileges ten opzichte van anderen krijgen.

Een effectief integriteitsbeleid begint dan ook bij bewustwording over deze ongelijke machtsverhoudingen en afhankelijkheidsrelaties, en de veiligheidsrisico’s die deze met zich meebrengen voor iedereen die bij, met, voor en namens Nuffic werkt. Zo kunnen we op een meer gelijkwaardige manier samenwerken.

Interpersoonlijke schendingen

Nuffic zet zich in voor het creëren van een veilige omgeving voor iedereen die bij, met, voor en namens Nuffic werkt. Alle medewerkers hebben de plicht om de principes van dit beleid na te leven. Zij verbinden zich aan het handhaven van een omgeving die gericht is op het creëren van die veilige omgeving en het voorkomen van geweld. Nuffic beschouwt (seksuele) uitbuiting en misbruik door medewerkers (inclusief de mensen die voor, namens of met Nuffic werken) als zware fouten en een reden om (disciplinaire) maatregelen te nemen. Welke maatregelen dit exact zijn, hangt af van de omstandigheden.

Financiële schendingen

We streven naar relaties met leveranciers, partnerorganisaties, overheden, ambtenaren, politici en andere stakeholders op basis van professionaliteit, vertrouwen en integriteit. We zullen nooit onwettige betalingen doen, onwettige gunsten doen of vragen of andere acties ondernemen die Nuffic bloot kunnen stellen aan risico’s van financiële schade, afhankelijkheid, chantage, afpersing, wettelijke sancties en reputatieschade. We hanteren een zero-tolerance beleid ten aanzien van alle vormen van fraude en corruptie.

Informatiebeveiliging & privacy schendingen

Hiermee wordt bedoeld het doelbewust of door nalatigheid in gevaar brengen van de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatie binnen Nuffic of haar ketenpartners. Alle medewerkers hebben de plicht om de principes en beleidskaders op gebied van informatiebeveiliging & privacy na te leven en instructies op dit gebied op te volgen. Het informatiebeveiligingsbeleid is opgenomen als interne bijlage.

Machtsmisbruik en belangenverstrengeling

Nuffic en iedereen die bij, met of voor Nuffic werkt, handelt vanuit de volgende normen en waarden om machtsmisbruik te voorkomen:

Respectvol

Iedereen wordt met respect behandeld en er wordt niet gediscrimineerd. Op het moment dat een medewerker toch respectloos handelen observeert wordt dit bespreekbaar gemaakt en gerapporteerd (via de hieronder beschreven kanalen). Dit geldt voor alle vormen van disrespect, zoals discriminatie, uitbuiting, intimidatie of misbruik. Gezien de kwetsbaarheid wordt hierbij extra gelet op kinderen en jongeren.

Professioneel en onafhankelijk

Bij onze activiteiten is het van belang dat de relatie met afzonderlijke partijen in het veld onafhankelijk en objectief is. Persoonlijke belangen worden vermeden, en als sprake is van persoonlijke belangen, worden deze strikt gescheiden gehouden van zakelijke belangen. Iedere (schijn van) belangenverstrengeling wordt vermeden. Dit omhelst ook financiële integriteit en de omgang met materiële zaken. Nuffic is hierin eerlijk en transparant, en kan dus altijd uitleggen waarom bepaalde besluiten genomen zijn.

Betrouwbaar, eerlijk en transparant

Nuffic is een betrouwbare partner. Dit bekent dat medewerkers verwachtingen waarmaken en eerlijk communiceren. We doen geen toezeggingen die we (misschien) niet waar kunnen maken en stellen geen irreële verwachtingen in de communicatie. Afspraken worden nagekomen. Regels, (kwaliteits-) standaarden en (maatschappelijke) normen worden onverkort nageleefd, naar de letter en naar de geest. Nuffic en de medewerkers werken transparant, zijn hierop aanspreekbaar en nemen verantwoordelijkheid.

Zorgvuldig

Besluiten worden zorgvuldig genomen, waarbij de diverse belangen goed worden afgewogen. Met (publieke) middelen wordt doelmatig en zuinig omgegaan. Ook met kantoor- en ICT- faciliteiten die Nuffic beschikbaar stelt, gaan medewerkers op een verantwoorde en zakelijke manier om. Dit geldt in het bijzonder ook voor het gebruik van internet, e-mail, en sociale media. Met (persoons-)gegevens wordt vertrouwelijk omgegaan.

Nuffic is verantwoordelijk voor het creëren van een sociaal veilig klimaat waarin integriteitskwesties besproken kunnen worden en om het bewustzijn van wat integer handelen inhoudt te bevorderen. Nuffic wil een omgeving waarborgen waarin (1) bewust grensoverschrijdend gedrag wordt tegengegaan maar ook waarin (2) we ons meer bewust worden van onbewust gedrag met goede intenties, die negatieve gevolgen kunnen hebben. Daarom bestaat het integriteitsbeleid uit de volgende onderdelen:

1. Preventie
2. Bewustwording en signalering
3. Melding en opvolging
4. Verantwoording

1. Preventie

Preventie start met een heldere gedragscode. Deze vormt de leidraad voor iedereen die bij, voor of met Nuffic werkt waar ook ter wereld. Deze gedragscode is geïntegreerd in contracten en beschikkingen, om te borgen dat ook samenwerkingspartners werken conform de integriteitsstandaarden van Nuffic. De gedragscode integriteit is online te raadplegen. Daarnaast is integriteit geborgd in het werving- en selectiebeleid. De wijzigingen in het wervings- en selectiebeleid zijn opgenomen als interne bijlage.

2. Bewustwording en signalering

Het beleid en de gedragscode dienen geborgd te zijn in de dingen die we doen (onze activiteiten en werkprocessen) en de manier waarop we deze dingen doen (ons gedrag). Zo worden er voor verschillende groepen passende activiteiten ondernomen:

• Medewerkers (in zowel binnen- als buitenland):
  • Medewerkers tekenen expliciet voor de Nuffic Gedragscode en regeling verantwoord gebruik internet, e-mail & ICT-voorzieningen.
  • Er wordt elk jaar voor de medewerkers een herhalingstraining omtrent integriteit georganiseerd.
  • Het onderwerp integriteit is opgenomen in het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers.
  • Medewerkers nemen deel aan een introductietraining 'informatiebeveiliging en privacy’ en aan activiteiten op het gebied van awareness.
• Subsidieontvangers en begunstigden: Ons integriteitsbeleid inclusief gedragscode is geïntegreerd in contracten en procesomschrijvingen.
• Partners: De waarden van Nuffic worden uitgedragen en het belang van integer handelen wordt geagendeerd op themadagen, partnerdagen, Nuffic congres en beleidsoverleg met opdrachtgevers.

3. Melding en opvolging

Er zijn verschillende mogelijkheden om (vermoedelijke) misstanden te melden en om een onderzoek in te stellen naar (mogelijke) overtredingen van het beleid en de gedragscode, zowel intern als extern.

Intern en extern: melding (vermoedelijk) misstand

Er is een online meldingsformulier voor het melden van een vermoedelijke misstand. Dit formulier kan intern en extern gebruikt worden:

• Intern door medewerkers, stagiairs, consultants en andere personen die voor Nuffic werkzaamheden verrichten
• Extern door leveranciers, klanten, opdrachtgevers, begunstigden en subsidieontvangers. Dit formulier wordt op de website geplaatst en kan per mail verzonden worden aan Nuffic.

Na de melding bij het MT-lid of focal point integriteit kan ervoor gekozen worden om een intern onderzoek te starten.

Intern: Vertrouwenspersonen en klokkenluidersregeling

Naast de hiervoor beschreven meldingsprocedure zijn er vertrouwenspersonen aangewezen en is er een aparte klokkenluidersregeling, zoals opgenomen in paragraaf 8.5 van het personeelshandboek. Deze klokkenluidersregeling biedt extra bescherming voor de melder. De interne klokkenluidersregeling kan gebruikt worden door medewerkers, stagiairs, consultants en andere personen die voor Nuffic werkzaamheden verrichten om vermoedens van misstanden intern te melden.

Melden (vermoedelijke) misstanden bij ministerie van BZ en OCW

Het ministerie van BZ heeft afspraken gemaakt over het melden door opdrachtnemers (zoals Nuffic) van mogelijke integriteitsschendingen. Schendingen moeten worden gemeld in de volgende gevallen:

• Als het schending is van eigen gedragscode, en/of
• bij een wettelijke overtreding, en/of
• als er management betrokken is bij het voorval

Melden gebeurt bij het reguliere programmapunt, met het meldingsformulier.

Voor programma’s die vallen onder het ministerie van OCW kunnen misstanden gemeld worden via het contactformulier van de Inspectie van Onderwijs.

Externe klachtenregeling

Voor externen bestaat al een klachtenregeling, voorgeschreven door de Algemene wet bestuursrecht. In deze regeling is ook een onderzoeksprocedure opgenomen. Deze klachtenregeling en de opgenomen onderzoeksprocedure blijven bestaan en staan los van het melden van misstanden zoals hiervoor beschreven.

4. Verantwoording

Meldingen en de afhandeling daarvan moeten geregistreerd en gerapporteerd worden. Ook moet het onderwerp integriteit als beleidsonderwerp opgenomen worden in het jaarverslag en worden besproken in het jaarlijkse beleidsoverleg met de opdrachtgever.

Dit betekent het volgende:

Overige uitgangspunten:

1. Integriteit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle medewerkers en de hele organisatie. Er is dus geen persoon of team benoemd dat verantwoordelijk is voor de integriteit van de organisatie.
2. De teamleiders zijn, als eigenaar van de werkprocessen en inhoudelijk, financieel en personeel verantwoordelijk voor het borgen van integriteit in de werkprocessen en het vergroten van de bewustwording van medewerkers.
3. Het team HRM onder de pijler Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de accuraatheid van de informatie over het integriteitsbeleid (dit betreft zowel intern op Next als extern op de Nuffic website) en voor het faciliteren van de jaarlijkse integriteitstraining.
4. De Nederlandse taal is leidend voor het integriteitsbeleid en diens bijlagen aangezien zij in het Nederlands ontwikkeld zijn. De documenten zijn naar het Engels vertaald.