Gedragscode integriteit
1. Reikwijdte
Deze gedragscode geldt voor alle onderdelen van Nuffic, waaronder:
- De activiteiten die worden uitgevoerd vanuit het Nuffic kantoor in Nederland.
- De projecten, evenementen en andere activiteiten die vanuit Nuffic in Nederland worden uitgevoerd.
- De activiteiten van de Nuffic kantoren in het buitenland.
- De werkzaamheden en projecten die namens Nuffic in het buitenland worden uitgevoerd, ook als deze door subsidieontvangers en begunstigden worden uitgevoerd met financiering van Nuffic.
De gedragscode bestrijkt de volgende gebieden van grensoverschrijdend gedrag:
1. Interpersoonlijke schendingen: ongewenste intimiteit, seksuele intimidatie en seksueel geweld; agressie, discriminatie en pestgedrag.
2. Financiële schendingen: fraude; oneigenlijk gebruik/misbruik van middelen; diefstal; belastingontwijking en vermogensbeheer/beleggingsbeleid in strijd met de doelstelling van de organisatie.
3. Informatiebeveiliging & Privacy: Het doelbewust of door nalatigheid in gevaar brengen van de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatie binnen Nuffic of haar ketenpartners.
4. Machtsmisbruik: corruptie; belangenverstrengeling en nepotisme; manipulatie van of misbruik/ lekken van informatie.
2. Doelstelling
Begunstigden van de activiteiten van Nuffic hebben vaak slechts indirect contact met Nuffic. Nuffic heeft vaak geen directe (contractuele) relatie met de doelgroep. Desondanks ziet Nuffic een rol voor zichzelf in het creëren van een veilige omgeving voor deze internationale omgeving.
De doelstelling van dit beleid is te garanderen dat:
- alle mensen die voor, namens en met ons werken, beschikken over de nodige competenties, het nodige zelfvertrouwen en begrip en de nodige steun om hun verantwoordelijkheden te vervullen bij de bescherming van onze doelgroep tegen geweld, bij het voorkomen van fraude en corruptie en bij het tegengaan van machtsmisbruik;
- wij de nodige procedures en technische voorzieningen hanteren om handelingen en gedrag van onze medewerkers, personen die met of namens Nuffic werken en subsidieontvangers en begunstigden, waaruit geweld tegen iemand uit onze doelgroep, fraude, corruptie of machtsmisbruik, kan voortvloeien, te voorkomen en te controleren;
- de doelgroep waar wij mee werken op de hoogte is van onze plicht om elk onrecht te voorkomen dat hun kan worden aangedaan als gevolg van de handelingen en gedrag van onze medewerkers, personen die met of namens Nuffic werken en subsidieontvangers en begunstigden, en van onze plicht om een antwoord bieden op onrecht dat wel voorkomt.
- onze doelgroep weet welke kanalen er zijn om dit soort incidenten te melden.
- wij de juiste afspraken met onze partnerorganisaties (subsidieontvangers, begunstigden en leveranciers) maken over het van toepassing verklaren van deze gedragscode voor tenminste de activiteiten die uitgevoerd worden in het kader van de contractuele verplichtingen tussen Nuffic en de partnerorganisatie.
Beleidsverklaring
Wij gaan voor een internationale ervaring voor elke leerling en student. Daarvoor werken we in een keten samen met onderwijsinstellingen in Nederland en in het buitenland, koepelorganisaties, subsidieontvangers en begunstigden in ontwikkelingslanden, overheidsorganisaties in Nederland en het buitenland.
We beseffen ons dat aan integriteitsschendingen vaak een bewuste of onbewuste scheve machtsverhouding ten grondslag ligt. Bijvoorbeeld tussen subsidiegever en subsidieontvanger, tussen ‘het Westen’ en ontwikkelingslanden, tussen docent en student.
Deze scheve machtsverhouding creëert de omstandigheden en vermindert drempels voor personen om misbruik te maken van hun positie. Doordat anderen hen niet durven tegen te spreken, of doordat de scheidslijn tussen wat wel en wat niet kan vervaagt. Zo krijgen bepaalde personen of groepen in de praktijk privileges ten opzichte van anderen. Op deze manier reproduceert een scheve machtsverhouding ongelijkheid en de mogelijkheden voor machtsmisbruik.
De sleutel van een effectief integriteitsbeleid zit dan ook in het vergroten van bewustwording over deze scheve machtsverhouding, en de veiligheidsrisico’s die deze scheve machtsverhouding met zich meebrengt voor iedereen die bij, met, voor en namens Nuffic werkt. Zo kunnen we op een meer gelijkwaardige manier samenwerken.
Bescherming
Nuffic zet zich in voor het creëren van een veilige omgeving voor onze doelgroep en iedereen die bij, met, voor en namens Nuffic werkt. Alle medewerkers hebben de plicht om de principes van dit beleid na te leven. Zij verbinden zich aan het handhaven van een omgeving die gericht is op het creëren van die veilige omgeving, en het voorkomen van geweld tegen onze doelgroep. Nuffic beschouwt seksuele uitbuiting en misbruik door medewerkers (inclusief de mensen die voor, namens of met Nuffic werken) als zware fouten en een reden om (disciplinaire) maatregelen te nemen. Welke maatregelen dit exact zijn, hangt af van de omstandigheden.
Financiële schendingen
We streven naar relaties met leveranciers, subsidieontvangers, begunstigden, overheden, ambtenaren, politici en andere stakeholders op basis van professionaliteit, vertrouwen en integriteit. We zullen nooit onwettige betalingen doen, onwettige gunsten doen of vragen of andere acties ondernemen die Nuffic bloot kunnen stellen aan risico’s van financiële schade, afhankelijkheid, chantage, afpersing, wettelijke sancties en reputatieschade. We hanteren een zero-tolerance beleid ten aanzien van alle vormen van fraude en corruptie.
Machtsmisbruik
Nuffic en de Nuffic-medewerkers handelen vanuit de volgende waarden om machtsmisbruik te voorkomen:
- Objectief
Bij onze activiteiten is het van belang dat de relatie met afzonderlijke partijen in het veld onafhankelijk en objectief is. Persoonlijke belangen worden vermeden, en als sprake is van persoonlijke belangen, worden deze strikt gescheiden gehouden van zakelijke belangen. Iedere (schijn van) belangenverstrengeling wordt vermeden. Nuffic is hierin eerlijk en transparant, en kan dus altijd uitleggen waarom bepaalde besluiten genomen zijn.
- Betrouwbaar
Nuffic is een betrouwbare partner. Dit bekent dat medewerkers verwachtingen waarmaken. We doen geen toezeggingen die we (misschien) niet waar kunnen maken en stellen geen irreële verwachtingen in de communicatie. Afspraken worden nagekomen. Regels, (kwaliteits-) standaarden en (maatschappelijke) normen worden onverkort nageleefd, naar de letter en naar de geest. Nuffic en de medewerkers zijn hierop aanspreekbaar en nemen verantwoordelijkheid.
- Zorgvuldig
Besluiten worden zorgvuldig genomen, waarbij de diverse belangen goed worden afgewogen. Met (publieke) middelen wordt doelmatig en zuinig omgegaan. Ook met kantoor- en ICT- faciliteiten die Nuffic beschikbaar stelt, gaan medewerkers op een verantwoorde en zakelijke manier om. Dit geldt in het bijzonder ook voor internet en email. Met (persoons-)gegevens wordt vertrouwelijk omgegaan.
3. Definities
Geweld tegen iemand uit onze doelgroep
Geweld tegen iemand uit onze doelgroep omvat elke vorm van geweld, fysieke of mentale schending, achterlating of verwaarlozing, emotionele en psychische mishandeling, seksueel misbruik en seksuele uitbuiting, pesterijen en andere vormen van uitbuiting of geweld waar een kind, jongere of student het slachtoffer van is. Zulke gewelddaden kunnen ook via het internet gebeuren, bijvoorbeeld op websites, op social media of via mobiele telefoons. Het kan gaan om opzettelijke daden met gebruik van fysiek geweld of via machtsmisbruik, maar ook om het feit dat men nalaat geweld tegen een kind of jongere te voorkomen. Geweld omvat alles wat personen, groepen, instellingen of organisaties al dan niet opzettelijk doen of nalaten te doen met een reëel of potentieel nadeel tot gevolg (of dit in hoge mate riskeert) voor het welzijn, de waardigheid, het overleven en/of de ontwikkeling van een kind of jongere.
Schade
Schade is elk nadelig effect op het fysiek, digitaal, psychologisch of emotioneel welzijn of de financiële situatie. Zo’n nadeel kan het gevolg zijn van al dan niet opzettelijk(e) misbruik of uitbuiting.
Fraude
Onder fraude wordt verstaan elk opzettelijk handelen of nalaten waarbij misleiding wordt gebruikt om voordeel te verkrijgen waarop men geen recht heeft en/of om de rechten van anderen aan te tasten. Fraude is een containerbegrip en kent vele verschijningsvormen bijvoorbeeld het opzettelijk geven van valse informatie of het achterhouden van informatie voor (persoonlijk) financieel gewin of om een ander te benadelen.
Machtsmisbruik, omkoping en corruptie
Machtsmisbruik, omkoping en corruptie betreft (poging tot) het misbruiken van autoriteit voor persoonlijk gewin. Hieronder valt het aanbieden, beloven, geven, accepteren of verzoeken om geld, cadeaus of andere privé voordelen in ruil voor een illegale activiteit, machtsmisbruik of ander onjuist gedrag tijdens het uitvoeren van de activiteiten. Corruptie kan ook bestaan uit nepotisme of voortrekken als gevolg van belangenverstrengeling. Fraude en corruptie zijn niet per se gericht of financieel of materieel gewin van één persoon. Het kan ook gaan om niet tastbare voordelen zoals status of informatie, en kan in het voordeel zijn van een individu maar ook van een groep.
Bescherming van onze doelgroep
De bescherming van onze doelgroep omvat de verantwoordelijkheden, de preventieve, reactieve en doorverwijzingsmaatregelen die wij nemen om onze doelgroep te beschermen, om te voorkomen dat ze door hun betrokkenheid bij activiteiten die uitgevoerd worden in het kader van de contractuele verplichtingen tussen Nuffic en subsidieontvangers enige vorm van onrecht of nadeel ondergaan. Met het oog daarop moet erover gewaakt worden dat deze activiteiten veilig verlopen. In het geval van bezorgdheid over het welzijn van iemand uit onze doelgroep of wanneer iemand uit onze doelgroep het slachtoffer is geworden van geweld, worden passende en nodige maatregelen genomen om het probleem aan te pakken en de incidenten worden geanalyseerd zodat de organisatie en haar medewerkers permanent leren.
Medewerkers
Medewerkers zijn personen die op geregelde tijdstippen een salaris of vergoeding ontvangen voor hun werk bij Nuffic of personen die een vergoeding ontvangen van Nuffic of een tussenpersoon maar verbonden zijn aan een andere organisatie. Ook stagiairs, uitzendkrachten en consultants vallen binnen deze groep. Daarnaast vallen ook personen in dienst of ingehuurd door Nuffic die belast zijn met taken op Nuffic kantoren in het buitenland onder deze definitie.
Leidinggevende
Met het woord Leidinggevende wordt een medewerker van Nuffic aangeduid die belast is met de directe leiding over of de begeleiding van het werk van medewerkers van Nuffic.
Persoon die met of namens Nuffic werkt
Met Persoon die met of namens Nuffic werkt worden personen aangeduid die bijvoorbeeld onze kantoren of projecten en programma’s, in Nederland of in het buitenland, bezoeken en in dat kader mogelijk via Nuffic in contact komt met onze doelgroep. Dit kunnen onder meer journalisten, media, onderzoekers en bekende personen zijn. Ook de volgende categorieën van personen vallen hieronder: leden van raad van toezicht en adviesraden, onderzoekers, schenkers, consultants en opdrachtnemers, medewerkers en/of vertegenwoordigers van partnerorganisaties (subsidieontvangers en begunstigden) en lokale overheden (wanneer zij handelen in het kader van partnershipovereenkomsten met Nuffic).
Partnerorganisaties
Partnerorganisaties zijn organisaties die samen met ons, in opdracht van ons of onder financiering van ons activiteiten verrichten (subsidieontvangers en begunstigden) en leveranciers.
Doelgroep
Doelgroep verwijst naar de uiteindelijk begunstigden van onze activiteiten. Deze bestaat uit (maar is niet gelimiteerd door) kinderen, jongeren, studenten, docenten en alumni. Zij nemen deel aan of gebruiken een of meer projecten, beurzen, trainingen, ontwikkelingsprojecten, (alumni en andere) evenementen of andere activiteiten van Nuffic, en ondervinden hier rechtstreeks impact van. Hierbij gaat het om activiteiten die worden uitgevoerd rechtstreeks door Nuffic, of door subsidieontvangers en begunstigden van Nuffic. De doelgroep bevindt zich in Nederland en in het buitenland.
Kind
Het woord Kind verwijst, conform het Verdrag inzake de Rechten van het Kind van de Verenigde Naties en in het kader van dit beleid, naar ieder mens – meisje, jongen, jonge vrouw, jongeman of kind met een andere genderidentiteit – jonger dan 18 jaar (Artikel 1 van het Internationale Verdrag voor de Rechten van het Kind. Deze doelgroep bevindt zich met name in Nederland.
Jongere
Jongere verwijst conform de definitie van de Verenigde Naties naar mensen – jonge vrouwen, jongemannen en jonge mensen met andere genderidentiteiten – tussen 15 en 24 jaar oud. Deze groep omvat mensen uit de categorieën “kinderen”, “adolescenten” en “volwassenen”, maar wordt gebruikt omdat men ervan uitgaat dat jongeren bijzondere behoeften hebben op het vlak van bescherming, en dat er daarom bijzondere aandacht aan deze groep moet worden besteed, rekening houdend met de verschillen ten opzichte van jongere kinderen en oudere volwassenen.
Student
Student verwijst naar mensen die een opleiding volgen bij een onderwijsinstelling in het middelbaar beroepsonderwijs of het hoger onderwijs in Nederland dan wel in het buitenland.
Docent
Docent verwijst naar mensen die lesgeven op een onderwijsinstelling in Nederland of in het buitenland en die diensten afnemen van Nuffic. Docenten kunnen ook alumni zijn.
Alumni verwijst naar mensen die in het verleden beurzen hebben ontvangen en deelnemen aan evenementen van Nuffic waarin zij diensten van Nuffic ontvangen en potentiële nieuwe rechtstreeks begunstigden van Nuffic informeren over het volgen van onderwijs in Nederland en de mogelijkheden van het aanvragen van beurzen van Nuffic.
4. Rollen en verantwoordelijkheden
4.1 Alle Medewerkers en Personen die met of namens Nuffic werken:
a. moeten zich inzetten voor en bijdragen aan een omgeving waarin onze doelgroep zich gerespecteerd, gesteund, veilig en beschermd voelt;
b. mogen nooit handelingen uitvoeren die geweld tegen iemand uit onze doelgroep tot gevolg hebben of iemand uit onze doelgroep blootstellen aan geweldrisico;
c. moeten de bepalingen van dit beleid kennen en onderschrijven;
d. moeten deze Gedragscode ondertekenen, waarmee zij aangeven het beleid en de gedragscode na te leven.
e. moeten bezorgdheden over de veiligheid van onze doelgroep en eventuele overtredingen van het beleid melden volgens de toepasselijke procedures.
4.2 Leidinggevenden moeten ervoor zorgen dat:
a. de personen voor wie wij ons inzetten (onze doelgroep) en de personen met wie wij werken of contact hebben de bepalingen van dit beleid kennen, om erop te kunnen vertrouwen dat ze zich in staat voelen en ook in staat zijn om alle mogelijke incidenten waarvan onze doelgroep het slachtoffer wordt te melden;
b. de Medewerkers de specifieke verantwoordelijkheden op het gebied van integriteit kennen die van toepassing zijn op hun functie;
c. de Personen die met of namens Nuffic werken de richtlijnen voor implementatie (zie bijlage 1) kennen die van toepassing zijn op hun betrokkenheid bij onze activiteiten;
d. ze instrumenten ondersteunen en ontwikkelen die een veilige omgeving voor onze doelgroep handhaven en geweld tegen hen voorkomen;
e. het beleid volledig wordt geïntegreerd in hun werkprocessen en activiteiten.
4.3 Leidinggevenden die buiten Nederland werken moeten erop letten dat:
a. de betrokken plaatselijke procedures gehanteerd worden, die verenigbaar zijn met dit beleid en de gedragscode. Deze plaatselijke procedures moeten geregeld worden bijgewerkt. Het beleid en de toepasselijke procedures moeten beschikbaar worden gesteld in de plaatselijke taal/talen;
b. de richtlijnen voor implementatie (zie bijlage 1) zodanig gehanteerd worden dat ze passen bij (1) de specifieke context, (2) de personen (medewerkers en bezoekers) en de doelgroep met wie zij werken, en (3) op de processen, programma’s, projecten, evenementen en activiteiten die ze uitvoeren.
4.4 De organisaties die samen met ons werken aan de uitvoering van onze programma’s, projecten, processen, evenementen en/of activiteiten waarbij onze doelgroep betrokken is, moeten de Richtlijnen uit Bijlage 1 naleven.
4.5 Medewerkers van onze partnerorganisaties, die met, voor of namens Nuffic werken, moeten
a. deze Gedragscode ondertekenen, waarmee zij aangeven het beleid en de gedragscode na te leven,
b. of de eigen gedragscode van de organisatie waar zij voor werken naleven, op voorwaarde dat die overeenstemt en verenigbaar is met dit beleid.
4.6 Alle onderdelen van Nuffic streven de naleving van dit beleid na door controles en verplichte audits van de Gedragscode uit te voeren.
5. Gedragscode
5.1 Interpersoonlijke schendingen
Nuffic zet zich in voor het creëren van een veilige omgeving voor onze doelgroep. Alle medewerkers hebben de plicht om de principes van dit beleid na te leven. Zij verbinden zich aan het handhaven van een omgeving die gericht is op het voorkomen van geweld tegen onze doelgroep. Nuffic beschouwt seksuele uitbuiting en misbruik door medewerkers (inclusief de mensen die voor, namens of met Nuffic werken) als zware fouten en daarmee dringende reden voor ontslag.
Als medewerker of persoon die met, namens of voor Nuffic werkt, zal ik daarom het volgende doen:
a. Het beleid naleven en mij open en eerlijk opstellen ten aanzien van personen uit onze doelgroep die deelnemen aan de programma’s, projecten, processen, evenementen en activiteiten.
b. In mijn omgang met onze doelgroep hun rechten, integriteit en waardigheid in acht nemen en hun belang voor ogen houden, ongeacht leeftijd, geslacht, gender, genderidentiteit, seksuele geaardheid, nationaliteit, etnische afkomst, kleur, ras, taal, politieke strekking of religieuze overtuiging, burgerlijke staat, handicap, fysieke of mentale gezondheid, gezinstoestand, socio-economische of culturele achtergrond, klasse of het in aanraking zijn geweest met justitie.
c. Een omgeving creëren en handhaven die erop is gericht misbruik en uitbuiting van onze doelgroep te voorkomen. Ik ben mij daarbij bewust van de potentiële risico’s die zijn verbonden aan mijn gedrag en mijn werkzaamheden. Ik neem passende maatregelen om de risico’s waaraan onze doelgroep wordt blootgesteld te minimaliseren.
d. Bijdragen aan het creëren van een omgeving waarin de personen uit de doelgroep voor wie wij ons inzetten:
i. gerespecteerd worden en de mogelijkheid krijgen om betrokken te worden bij het nemen van beslissingen en bij de interventies die verband houden met hun bescherming en daarover te praten, rekening houdend met hun leeftijd, hun volwassenheid en de ontwikkeling van hun vaardigheden;
ii. goed geïnformeerd zijn over hun rechten op het vlak van veiligheid en bescherming, en over wat ze moeten doen als er een probleem is.
e. Te allen tijde blijk geven van een hoge standaard van professioneel gedrag, als positief rolmodel voor onze doelgroep.
f. Te allen tijde blijk geven de wettelijke kaders van het werk en de bijbehorende procedures te kennen, en deze toe te passen.
g. Alle internationale normen en de plaatselijke wetgeving over kinderarbeid naleven en kinderen of jongeren jonger dan 18 jaar niet inzetten voor huishoudelijk of ander werk. Dit komt neer op uitbuiting en kan een ongunstig effect hebben gezien hun leeftijd of ontwikkeling omdat zij hierdoor minder of geen tijd hebben voor onderwijs- of recreatieve activiteiten. Daarnaast is er voor de kinderen of jongeren een aanzienlijk risico op verwondingen, uitbuiting of geweld.
h. Het respecteren van het privéleven en de privacy van onze doelgroep. Dat houdt in dat ik het volgende zal doen:
- Nooit persoonsgegevens (waaronder e-mailadressen, telefoonnummers, contactgegevens op sociale media, webcam- of Skype-adressen, enz.) van personen die betrokken zijn of vroeger betrokken waren bij onze werkzaamheden vragen of uitnodigingen geven om persoonsgegevens te delen of aanvaarden, noch mijn eigen persoonsgegevens met die personen delen, tenzij dat uitdrukkelijk is toegestaan door Nuffic en/of uit commerciële overwegingen van Nuffic
- Nooit informatie delen dan wel anderen helpen informatie te delen dan wel het delen van informatie op een andere manier ondersteunen als het gaat om informatie waarmee personen uit onze doelgroep, of hun familieleden, kunnen worden geïdentificeerd of die Nuffic als organisatie kunnen schaden, via wat voor communicatiemiddel ook, tenzij dit conform de mediarichtlijnen van Nuffic gebeurt en/of uitdrukkelijk is toegestaan door Nuffic. Onder communicatiemiddelen worden onder meer papieren documenten, foto’s en sociale media verstaan.
- Nooit contact leggen met kinderen uit de doelgroep van Nuffic wanneer deze kinderen niet worden begeleid door een (andere) medewerker van Nuffic of een begeleider van een subsidieontvanger of begunstigde organisatie. Onder zulke contacten worden onder meer bezoeken verstaan, maar ook elke vorm van communicatie via sociale media, e-mail of brieven.
- Wanneer ik een officieel bezoek afleg voor Nuffic in het buitenland en voor persoonlijk gebruik foto’s of video’s wil nemen van personen uit onze doelgroep, zal ik er altijd op letten om:
- Altijd in de eerste plaats de lokale Nuffic-medewerker te raadplegen om na te gaan of het in de lokale context aanvaardbaar is om foto’s te nemen, en of het geplande gebruik van de foto’s of video’s al dan niet verenigbaar is met de mediarichtlijnen van Nuffic;
- Toestemming te vragen aan de persoon (of in het geval van jonge kinderen aan hun ouder of voogd) en hen daarbij in te lichten over het precieze doel/de precieze doeleinden en het geplande gebruik (inclusief waar en hoe) van de foto’s en video’s;
- Een eventueel negatief antwoord te respecteren en duidelijk aan te geven dat het weigeren van toestemming geen enkel negatief gevolg zal hebben;
- Ervoor te zorgen dat de gemaakte beelden respectvol zijn en geen inbreuk vormen op de waardigheid of de privacy van de afgebeelde personen;
- Ervoor te zorgen dat het gebruik van de beelden de persoon niet blootstelt aan het risico geïdentificeerd of gelokaliseerd te worden, als dit betekent dat de veiligheid van die persoon mogelijkheid in het geding kan komen;
- Nooit beelden van personen uit onze doelgroep te uploaden op andere sociale mediawebsites dan corporate Nuffic mediawebsites en social media accounts, zonder de uitdrukkelijke en volmondige toestemming van Nuffic.
i. Bezorgdheden, vermoedens, incidenten en beschuldigingen van (daadwerkelijk of potentieel) geweld tegen iemand uit onze doelgroep melden en handelen conform de toepasselijke procedures van het kantoor waar ik werk.
j. Mijn volledige en vertrouwelijke medewerking verlenen aan elk onderzoek van Nuffic naar vermoedens of beweringen van geweld tegen personen uit onze doelgroep.
k. Direct alle beschuldigingen, veroordelingen en andere gevolgen van een strafbaar feit meedelen die zich hebben voorgedaan voor of tijdens het contact tussen mij en personen uit onze doelgroep Nuffic, en die verband houden met uitbuiting of misbruik van iemand uit onze doelgroep.
Wat ik niet zal doen:
a. Iemand uit de doelgroep misbruiken of uitbuiten of mij gedragen op een manier die ertoe kan leiden dat iemand uit de doelgroep wordt blootgesteld aan risico’s.
b. Mij inlaten met welke vorm van seksuele activiteit ook of fysieke/seksuele betrekkingen hebben met een persoon jonger dan 18 jaar, ongeacht de plaatselijk geldende leeftijd van seksuele meerderjarigheid. Het niet op de hoogte zijn van de werkelijke leeftijd van een kind kan niet worden ingeroepen ter verdediging .
c. Seksuele betrekkingen hebben met personen tussen 18 en 24 jaar die binnen de doelgroep van Nuffic vallen, waardoor de geloofwaardigheid en de integriteit van de werkzaamheden van Nuffic in het gedrang zouden komen en die gebaseerd zijn op een onevenwichtige machtsverhouding.
d. Lijfstraffen of fysieke kracht gebruiken om personen uit onze doelgroep te straffen.
e. Personen uit onze doelgroep betrekken in elke vorm van seksuele activiteit waarbij het inwisselen van geld, werk, goederen of diensten inclusief seksuele gunsten of elke andere vorm van vernederend, onterend of uitbuitend gedrag, aan te pas komt. Hieronder valt tevens de uitwisseling van voorwaardelijke hulp aan begunstigden .
f. Mij tegenover personen uit onze doelgroep uitdrukken of gedragen op een manier die ongepast, kwetsend, misbruikend, seksueel provocerend, vernederend of cultureel ongepast is.
g. Personen uit onze doelgroep op ongepaste wijze of zonder acht te slaan op hun culturele tradities strelen, vastpakken, kussen, omhelzen of aanraken.
h. Een of meer personen uit onze doelgroep met wie ik in professioneel opzicht contact heb ’s nachts bij mij houden in welke privéwoonvertrekken of logies ook.
i. In hetzelfde bed of dezelfde kamer slapen als iemand uit onze doelgroep met wie ik in professioneel opzicht contact heb. Wanneer het nodig is om dicht bij niet-begeleide personen uit onze doelgroep te slapen, let ik erop dat er een andere volwassene bij aanwezig is en dat alles verloopt volgens de vastgelegde procedures.
j. Bij personen uit onze doelgroep met wie ik in professioneel opzicht contact heb in hun plaats handelingen van intieme aard verrichten die ze ook zelf kunnen doen (bijvoorbeeld met iemand mee naar het toilet/de badkamer gaan; hem of haar helpen bij het aan- of uitkleden, enz.).
k. Alleen, en op een afstand van anderen, tijd doorbrengen met kinderen uit onze doelgroep met wie ik in professioneel opzicht contact heb. Ik let er steeds op dat er nog een andere volwassene aanwezig is en/of dat ik mij met kinderen uit onze doelgroep bevind op een publieke plaats in het zicht en medeweten van andere mensen.
l. Personen uit onze doelgroep slaan of onderwerpen aan enige vorm van fysiek(e) misbruik of mishandeling.
m. Met opzet vernederend, onterend of kwetsend optreden tegen personen uit onze doelgroep of enige andere handeling stellen die neerkomt op emotionele mishandeling.
n. Bepaalde personen uit onze doelgroep anders behandelen, discrimineren of juist bevoordelen ten opzichte van anderen.
o. Met personen uit onze doelgroep een relatie aanknopen, mij inlaten met praktijken of een gedrag aannemen dat op een of andere manier kan worden beschouwd of geïnterpreteerd als kwetsend of misbruikend.
p. Bij personen uit onze doelgroep illegaal, gevaarlijk of misbruikend gedrag tolereren en/of er zelf aan deelnemen.
q. Gebruikmaken van computers, mobiele telefoons, digitale fototoestellen, camcorders of vergelijkbare mediatoestellen om personen uit onze doelgroep uit te buiten, lastig te vallen of te intimideren (zoals ook beschreven in het interne reglement verantwoord gebruik internet, e-mail en ICT-voorzieningen).
Deze lijst is niet limitatief. Medewerkers en Personen die namens of met Nuffic reizen moeten afzien van elke vorm van gedrag waarbij de rechten of de bescherming van doelgroep aangetast worden.
5.2 Financiële schendingen
We streven naar relaties met leveranciers, partnerorganisaties, overheden, ambtenaren, politici en andere stakeholders op basis van professionaliteit, vertrouwen en integriteit. We zullen nooit onwettige betalingen doen, onwettige gunsten doen of vragen of andere acties ondernemen die Nuffic bloot kunnen stellen aan risico’s van financiële schade, afhankelijkheid, chantage, afpersing, wettelijke sancties en reputatieschade. We hanteren een zero-tolerance beleid ten aanzien van alle vormen van fraude en corruptie.
Als medewerker of persoon die met, namens of voor Nuffic werkt, zal ik daarom het volgende doen:
a. Op gepaste wijze omgaan met bezittingen en (digitale) middelen van Nuffic
b. Alle toespelingen richting het begaan van fraude of corruptie negeren of afwijzen
c. In kritieke situaties iemand meenemen als getuige om me bij te staan
d. Met niets dat onjuist is akkoord gaan
e. In het geval van een verzoek om fraude of corruptie te plegen, een poging tot fraude of corruptie of daadwerkelijke fraude of corruptie, zo snel mogelijk de details hiervan vastleggen.
f. Alle verzoeken en pogingen tot en daadwerkelijk gebeurde fraude of corruptie direct melden bij mijn leidinggevende, of bij een interne of externe vertrouwenspersoon
g. Bij een vermoeden van fraude of corruptie, of bij verdachte handelingen en situaties (zie onder Red Flags voor voorbeelden hiervan), zo snel mogelijk mijn leidinggevende of een interne of externe vertrouwenspersoon daarvan op de hoogte brengen en de details delen met deze persoon.
h. (Dreigende) belangenverstrengeling of de schijn hiervan in een zo vroeg mogelijk stadium melden bij mijn leidinggevende.
i. Volledige medewerking geven aan onderzoeken, door alle relevante informatie te delen met de juiste personen en instanties, en door mee te werken aan interviews.
Wat ik niet zal doen:
a. Betalingen, giften of andere gunsten van ambtenaren, politici, overheidsinstanties, andere regelgevende en beleidsmakende instanties, leveranciers, partnerorganisaties of andere partijen ontvangen, met als doel een besluit van die partij te beïnvloeden of hiervoor te belonen, of elk ander illegaal of onjuist voordeel te bereiken. Uitzondering hierop vormen cadeaus met een waarde tot € 50 die gegeven zijn in het kader van de samenwerking en waarvan duidelijk is dat deze niet bedoeld zijn om besluiten te beïnvloeden.
b. Betalingen, giften of andere gunsten doen aan ambtenaren, politici, overheidsinstanties, andere regelgevende en beleidsmakende instanties, leveranciers, partnerorganisaties of andere partijen, met als doel een besluit van die partij te beïnvloeden of hiervoor te belonen, of elk ander illegaal of onjuist voordeel te bereiken. Uitzondering hierop vormen cadeaus met een waarde tot € 50 die vanuit Nuffic aan de partij worden gegeven in het kader van de samenwerking en waarvan duidelijk is dat deze niet bedoeld zijn om besluiten te beïnvloeden.
‘Red Flags’
De volgende voorbeelden van red flags (deze lijst is niet limitatief) kunnen verdacht zijn en kunnen behulpzaam zijn bij het signaleren van fraude en corruptie:
- Onregelmatigheden in de financiële administratie, zoals:
- Omschrijvingen van transacties die vaag, inconsitent, onvolledig of onjuist zijn;
- Onjuiste, onvolledige of ongewone gegevens over de identiteit van de wederpartij in een transactie;
- Abnormaal hoge betalingen zonder bijbehorende toelichting;
- Ongebruikelijke betalingspatronen of constructies
- Het gebruik van verschillende accounts, waarmee onjuiste betalingen kunnen worden verborgen
- Foutieve, ongebruikelijk hoge of ongebruikelijk veel facturen en (reis)declaraties - Een partij die je inhuurt, lijkt niet de kwaliteiten te hebben die nodig zijn voor de werkzaamheden waarvoor diegene is aangetrokken;
- Een partij die je inhuurt, weigert om informatie aan te leveren waaruit blijkt dat deze partij voldoet aan anti-fraude wet- en regelgeving
- Verzoeken om betalingen te doen aan een partij die je niet hebt ingehuurd, in een land waar je geen activiteiten laat uitvoeren, in cash of in niet-traceerbare valuta (untraceable funds)
- Een partij die, om onze belangen te promoten, in onevenredig hoge mate hangt op contacten met politici of overheidsfunctionarissen, in plaats van op medewerkers met eigen kennis en expertise.
- Een vertegenwoordiger die je benadert namens een derde partij, maar die derde partij geheim wenst te houden.
- Een partij die je inhuurt, heeft geen anti-fraude of corruptie beleid, gedragscode of training voor medewerkers.
- In het geval van een audit: een verkeerde voorstelling van zaken, of het weigeren mee te werken.
Bijzondere situaties
Giften: Het is tegen het beleid om betalingen te doen voor cadeaus, reizen, entertainment of andere vormen van donaties aan externen, met uitzondering van minimale horeca-kosten als die externe gast een officieel evenement bijwoont, en alleen als de betaling van deze kosten geen (schijn van) belangenverstrengeling oplevert. Hieronder valt niet het betalen van kosten van een externe die is aangetrokken om ons werk te promoten.
Overheidsfunctionarissen: we onderhouden goede en integere samenwerkingsrelaties met veel verschillende overheidsinstanties in verschillende landen, om kantoren te openen, lokaal personeel aan te nemen, fondsen te werven en programma-activiteiten uit te voeren. Daarom zullen we niet aanzetten tot ongepast openbaar bestuur, en ongepast openbaar bestuur niet belonen. Onder ongepast openbaar bestuur valt in het bijzonder:
- Facilitating payments: betalingen aan overheidsfunctionarissen in ruil voor diensten die eigenlijk zonder die betaling ook al geleverd zouden moeten worden. In Nederlandse wetgeving zijn facilitating payments verboden. Als gevolg daarvan geldt het zero-tolerance beleid. Medewerkers moeten zich ervan bewust zijn dat sommige facilitating payments verborgen zitten in de prijs van de dienstverlening.
- Programma-activiteiten: in het bijzonder wanneer overheidsinstanties of functionarissen betrokken zijn bij de planning en uitvoering van programma-activiteiten, de selectie en betaling van leveranciers. We maken beslissingen over deze zaken op objectieve wijze en laten ons niet leiden door pogingen tot beïnvloeding.
Dwang: In sommige situaties moeten onder dwang betalingen worden gedaan, als het leven, de gezondheid, de veiligheid of de vrijheid van medewerkers of van mensen in hun directe omgeving in het geding is. Medewerkers die hiermee te maken krijgen, moeten hier direct melding van maken bij hun leidinggevende, maar zullen niet worden gestraft.
5.3 Machtsmisbruik en belangenverstrengeling
Nuffic en iedereen die bij, met of voor Nuffic werkt, handelt vanuit de volgende normen en waarden om machtsmisbruik te voorkomen:
- Respectvol
Iedereen wordt met respect behandeld en er wordt niet gediscrimineerd. Op het moment dat een medewerker toch respectloos handelen observeert wordt dit bespreekbaar gemaakt en gerapporteerd (via de hieronder beschreven kanalen). Dit geldt voor alle vormen van disrespect, zoals discriminatie, uitbuiting, intimidatie of misbruik. Gezien de kwetsbaarheid wordt hierbij extra gelet op kinderen en jongeren. - Professioneel en onafhankelijk
Bij onze activiteiten is het van belang dat de relatie met afzonderlijke partijen in het veld onafhankelijk en objectief is. Persoonlijke belangen worden vermeden, en als sprake is van persoonlijke belangen, worden deze strikt gescheiden gehouden van zakelijke belangen. Iedere (schijn van) belangenverstrengeling wordt vermeden. Dit omhelst ook financiële integriteit en de omgang met materiële zaken. Nuffic is hierin eerlijk en transparant, en kan dus altijd uitleggen waarom bepaalde besluiten genomen zijn. - Betrouwbaar, eerlijk en transparant
Nuffic is een betrouwbare partner. Dit bekent dat medewerkers verwachtingen waarmaken en eerlijk communiceren. We doen geen toezeggingen die we (misschien) niet waar kunnen maken en stellen geen irreële verwachtingen in de communicatie. Afspraken worden nagekomen. Regels, (kwaliteits-) standaarden en (maatschappelijke) normen worden onverkort nageleefd, naar de letter en naar de geest. Nuffic en de medewerkers werken transparant, zijn hierop aanspreekbaar en nemen verantwoordelijkheid. - Zorgvuldig
Besluiten worden zorgvuldig genomen, waarbij de diverse belangen goed worden afgewogen. Met (publieke) middelen wordt doelmatig en zuinig omgegaan. Ook met kantoor- en ICT- faciliteiten die Nuffic beschikbaar stelt, gaan medewerkers op een verantwoorde en zakelijke manier om. Dit geldt in het bijzonder ook voor het gebruik van internet, e-mail, en sociale media. Met (persoons-)gegevens wordt vertrouwelijk omgegaan.
6. Naleving beleid en sancties
Bij het eventueel overtreden van dit beleid en de bijbehorende gedragscode wordt een onderzoek ingesteld op basis van de disciplinaire procedures en contractuele afspraken, ofwel wordt het dossier overgedragen aan de officiële instanties met het oog op het instellen van een gerechtelijk onderzoek krachtens de wetten van het land waar de betrokkenen werken. Overtredingen kunnen bestraft worden met sancties, waaronder disciplinaire acties die kunnen uitmonden in ontslag, het verbreken van alle banden inclusief contractuele afspraken, en indien nodig rechtsvorderingen of andere gepaste maatregelen.
Indien een legitiem vermoeden wordt geuit over een vermeend geval van geweld tegen een kind of een jongere, maar dit vermoeden blijken na onderzoek ongegrond, dan worden er geen maatregelen genomen tegen de persoon die het vermoeden heeft gemeld. Daarentegen zullen gepaste sancties getroffen worden in geval van leugenachtige of kwaadwillige beschuldigingen.
Indien een medewerker omstandigheden signaleert, (hetzij in de organisatie, hetzij via leveranciers of andere externe stakeholders) die in strijd zijn met het beleid of de gedragscode dan kan de Medewerker, naast dit te melden bij zijn leidinggevende, te rade gaan bij de interne of de externe vertrouwenspersonen. De meldingsprocedure en de gegevens over de vertrouwenspersonen zijn te vinden op Next en in het personeelshandboek.
Aantijgingen en verdenkingen die in goed vertrouwen zijn gemeld, zullen nooit negatieve consequenties hebben voor de melder, wat de uiteindelijke uitkomst van het onderzoek ook is. Dus ook als blijkt dat de melding ongegrond is. Indien blijkt dat de melding doelbewust is gedaan om onschuldige partijen in een kwaad daglicht te stellen, zal dit als zware overtreding worden gezien, waar sancties voor opgelegd kunnen worden.
Individueel gedrag buiten de werkplek en betrokkenheid bij onze organisatie
Wij leggen geen systeem van overtuigingen en waarden op waaraan Medewerkers en Personen die namens of met Nuffic werken zich in hun privéleven moeten houden. Toch zullen dingen die zij doen buiten de werkuren en die geacht worden niet te stroken met dit beleid worden beschouwd als een schending van het beleid. Alle Medewerkers en Personen die namens of met Nuffic werken, moeten de principes van het beleid dan ook naleven op het werk en daarbuiten.
Bijlage: richtlijnen voor implementatie bij partnerorganisaties
Belangrijk is dat onze partnerorganisaties een omgeving creëren waarin (1) bewust grensoverschrijdend gedrag wordt tegengegaan maar ook waarin (2) zij zich meer bewust worden van onbewust gedrag met goede intenties, die negatieve gevolgen kunnen hebben.
Om beiden te waarborgen, verwachten we dat onze partnerorganisaties een framework hebben dat bestaat uit de volgende onderdelen:
1. Preventie
2. Bewustwording en signalering
3. Melding en opvolging
4. Verantwoording
1.1 Preventie
Preventie start bij het opstellen en vaststellen van beleid en een gedragscode. Deze vormen de leidraad voor iedereen die bij, voor of met de partnerorganisatie werkt.
1.2 Bewustwording en signalering
Vervolgens moeten het beleid en de gedragscode gaan leven, en geborgd worden in de dingen die de partnerorganisatie doet (de activiteiten en werkprocessen) en de manier waarop we deze dingen doen (het gedrag).
1.3 Melding en opvolging
Er moet een procedure zijn voor het melden van signalen van het overtreden van het beleid en de gedragscode, zowel intern als extern.
1.4 Verantwoording
Meldingen en de afhandeling daarvan moeten geregistreerd en gerapporteerd worden. Ook moet het onderwerp integriteit als beleidsonderwerp opgenomen worden in het jaarverslag en worden besproken in de regelmatige beleidsoverleggen met Nuffic als opdrachtgever.