‘FAIR was goede stok achter de deur’

Publicatiedatum: 12-09-2017 08:00

Is jouw aanmeldprocedure voor internationale studenten wel zo duidelijk als je denkt? NHTV internationaal hoger onderwijs Breda deed mee aan het FAIR-project. Coördinator Marije van de Langkruis: “De communicatie met de aanmelder kon een stuk duidelijker.”

Het project ‘Focus on Automatical Institutional Recognition’ (FAIR) ging in 2015 van start. Snellere en betere erkenningsprocedures van buitenlandse studieresultaten zoals diploma’s van een middelbare school, een bacheloropleiding, maar ook studiepunten was het doel. Dat resulteerde onder meer in een recent verschenen rapport met praktische aanbevelingen voor instellingen en overheden.

Advies op maat

23 universiteiten en hogescholen uit 6 Europese landen deden mee aan FAIR, dat werd gefinancierd door Erasmus+ en uitgevoerd door Nuffic. Het ministerie van OCW coördineerde het project. Na een nulmeting kregen de deelnemers advies op maat om verbeteringen door te voeren in hun aanmeldprocedure. Deze nulmeting werd uitgevoerd door de European University Association als onafhankelijke evaluator.

NHTV internationaal hoger onderwijs Breda was een van de 4 deelnemende instellingen uit Nederland. “Een buitenlandse student moet veel meer actie ondernemen om zich aan te melden dan een Nederlandse student”, zegt Marije van de Langkruis, die het project bij NHTV coördineerde. “De internationale aanmeldingen resulteren in veel minder daadwerkelijke inschrijvingen. Wij vroegen ons af wat we konden doen om dit verlies te verkleinen.”

Wat kwam er uit de nulmeting?
“We hebben een nulmeting gedaan met 100 bachelor- en 100 masteraanmeldingen. Daaruit bleek dat 92 procent binnen 2 weken na aanmelding uitsluitsel kreeg over de toelaatbaarheid. Tenzij er selectie plaatsvond, dan duurde het langer. Met de snelheid zat het dus wel goed. Het verbeterpunt betrof de communicatie. Het was bijvoorbeeld niet zo duidelijk hoe de procedure om toegelaten te worden precies verloopt, hoe je bezwaar kunt aantekenen en wat het binaire stelsel inhoudt.”

Wat hebben jullie verbeterd?
‘We hebben een schematische voorstelling gemaakt van het toelatingsproces voor de bacheloropleiding. Met daarin ook de verschillende rollen en verantwoordelijkheden. Zoals de rol van Nuffic, die adviseert, de rol van de instelling, die beslist over toelating, en de rol van Studielink. We zijn nu ook druk bezig met de digitalisering van de aanmeldprocessen vanuit Studielink, zodat het een doorlopend proces wordt. Voor de aanmelder wordt het dan een stuk duidelijker.”

Wat heeft het project NHTV opgeleverd?
“We hebben beter inzicht gekregen hoe we communiceren over de aanmeld- en toelatingsprocedure. Bij aanvang van het project dachten we dat onze aanmeldprocedure heel duidelijk was. Maar we kwamen er achter dat onze informatievoorziening vooral gericht was op de acties die een aanmelder moet ondernemen en minder op het inzichtelijk maken van het besluitvormingsproces. Het project was een goede stok achter de deur. Je wilt vaak wel verbeteringen doorvoeren, maar het komt er niet van door de waan van de dag.

Hoe doet de NHTV het ten opzichte van andere instellingen?
“Het is moeilijk om vergelijkingen te maken, omdat in ieder land de besluitvorming weer anders verloopt. In Spanje beslissen bijvoorbeeld lokale overheden over toelating. Maar voor ons was de manier waarop de universiteit van Gent communiceert over de procedure heel leerzaam.”

Zijn jullie verwachtingen uitgekomen?
“Voordat het project startte, gingen we ervan uit dat de 23 betrokken instellingen tot een aantal gemeenschappelijke uitgangspunten zouden komen in hun toelatingsprocedures. Maar daarvoor is de situatie per land te verschillend. Het ging dus vooral om ons eigen proces. Wij hebben de nieuwe inzichten kunnen omzetten in concrete verbeteringen, en dat ervaren we als heel positief.”

Meer lezen?

Erkenningsprocedures van buitenlandse studieresultaten zijn per instelling en per land inderdaad heel divers, zo bleek tijdens het FAIR-project. Binaire stelsels en regionale in plaats van nationale bevoegdheden maken het ingewikkeld om gemeenschappelijke erkenningsprocedures in Europa te ontwerpen.

Lees er meer over in het projectverslag en bekijk ook de voorbeelden van good practice zoals de behind de scenes webpagina van de Universiteit van Gent met informatie over hun erkenningsprocedure.

FAIR report

Laatste wijziging: 15-09-2017 12:11