Legalisatie
Als uw student documenten zoals geboorte- of huwelijksakten moet overleggen, bijvoorbeeld bij de inschrijving in de GBA, dan moeten deze gelegaliseerd zijn.
Legalisatie bevestigt twee zaken: dat een document is afgegeven door een daartoe bevoegd persoon en dat de handtekening op het document inderdaad tot de ondertekenaar behoort. Bij de legalisatie van een document bevestigen eerst de autoriteiten van het land waar de documenten vandaan komen dat een bevoegde instantie de documenten heeft afgegeven.
Vervolgens bevestigt de Nederlandse ambassade op zijn beurt deze handtekening. De Nederlandse ambassade kan dit alleen doen wanneer de handtekening bekend is. Over het algemeen zijn slechts handtekeningen bekend van tekenbevoegde functionarissen van het ministerie van Buitenlandse Zaken van het land van vestiging, maar dit kan per land verschillen.
Een goed gelegaliseerd document is een document dat minimaal drie handtekeningen en stempels bevat:
- van de ambtenaar die het document heeft afgegeven;
- van de autoriteiten die boven de afgevende instantie staan. In de meeste gevallen zal dit het ministerie van Buitenlandse Zaken zijn van het land waar het document is afgegeven;
- van de Nederlandse ambassade in het land waar het document is afgegeven.
Op de website van het ministerie van Buitenlandse Zaken vindt u per land informatie over de legalisatieprocedure.
Apostille
Als een land is aangesloten bij het Apostilleverdrag, dan is de procedure eenvoudiger. In dat geval kunnen daaruit afkomstige documenten worden gebruikt zonder legalisatie door de Nederlandse ambassade. Wel moeten de bevoegde autoriteiten van het land van afgifte het document voorzien van een apostille.
Taal van de documenten
De Nederlandse overheid accepteert alleen documenten in het Nederlands, Engels, Frans of Duits. Als het document in een andere taal is opgesteld, dan moet een beëdigd vertaler het vertalen.