Tips voor adviesprocedure
Het is heel vervelend, als een student niet op tijd aan de opleiding kan beginnen door vertraging in de procedure. Als instelling kunt u bijdragen aan een snelle afhandeling van de adviesaanvragen door het Loket Studie Verkort. Lees de tips hieronder om de procedure zo goed mogelijk te laten verlopen.
Alle genoemde documenten kunt u downloaden op de formulierenpagina.
1. Dien complete dossiers in
Stuur een dossier pas op als het compleet is. Controleer ook zelf of de student aan de voorwaarden voor verblijf voldoet en of de documenten in orde zijn. Let erop dat u alle relevante vragen beantwoordt. Dit zijn overigens afspraken waar uw instelling bij het afsluiten van het studieconvenant voor getekend heeft.
2. Gebruik de naam volgens het paspoort
Gebruik altijd de volledige naam van de student, zoals deze op het paspoort vermeld staat.
3. Gebruik de juiste verklaring van inschrijving
Bij de MVV-adviesaanvraag moet u aantonen dat de student is of zal worden ingeschreven bij uw instelling. De IND heeft hiervoor de volgende verklaringen opgesteld:
- verklaring voor studie: voor een student die onvoorwaardelijk toegelaten wordt tot een bachelor- of masteropleiding;
- verklaring voor aanvullende examens of voorbereidend jaar: voor een student die u toelaat op voorwaarde dat hij een voorbereidend jaar volgt of een toelatingsexamen aflegt;
- verklaring voor uitwisselingsstudent: voor een student die in Nederland komt studeren binnen een uitwisselingsprogramma.
Het is belangrijk dat u de juiste verklaring gebruikt. Alle drie de verklaringen zijn opgenomen op het MVV-inlichtingenformulier, maar u kunt ze ook downloaden op de formulierenpagina.
Het gebruik van deze verklaringen is niet verplicht; ze dienen slechts als hulpmiddel. U mag ook een eigen verklaring van inschrijving opstellen, zolang u daarin dezelfde informatie verwerkt als in de aangegeven modelverklaringen.
4. Laat de verklaring afgeven door de instelling van de hoofdstudie
De verklaring van inschrijving voor aanvullende examens/voorbereidend jaar moet worden ingevuld door de instelling waar de hoofdstudie gevolgd gaat worden na het voorbereidende jaar. Deze instelling dient immers de MVV-adviesaanvraag in met het doel 'voorbereidend jaar' en staat ook tijdens dit jaar al garant voor de student. Let op: u hebt daarom ook gedurende het voorbereidende jaar een afmeldplicht als de student voortijdig de cursus afbreekt.
Op de verklaring van inschrijving hoeft u niet aan te geven waar de student zijn voorbereidende cursussen of aanvullende examens gaat doen. Wel moet u aangeven welke hoofdstudie de student na het voorbereidende jaar van plan is te gaan volgen.
5. Vermeld de juiste data op de verklaring van inschrijving
Op de 'verklaring van inschrijving student studie hoger onderwijs' moet u de begin- en einddatum van de inschrijving invullen. Hiermee wordt de registratie in uw studentenadministratie bedoeld. Doorgaans zal dit een jaar zijn, van 1 september tot en met 31 augustus.
Op het inlichtingenformulier voor de MVV-adviesaanvraag moet u echter de begin- en einddatum van de gehele studie invullen. Als einddatum neemt u dan de verwachte afstudeerdatum als de student zonder vertraging de opleiding afrondt.
6. Controleer dat de student voldoende financiële middelen heeft
Een student moet kunnen aantonen dat hij voldoende geld heeft om zichzelf te onderhouden. Hiervoor zijn standaard minimummaandbedragen vastgesteld. Als aan deze minimumbedragen niet wordt voldaan, komt de student niet in aanmerking voor een MVV, ook al scheelt het maar enkele euro’s.
7. Gebruik de juiste documenten in geval van financiering door derden
Er is sprake van financiering door derden als de student niet zelf de benodigde financiële middelen op een bankrekening op zijn of haar naam heeft staan. Sommige studenten ontvangen bijvoorbeeld maandelijks een toelage van hun ouders op hun bankrekening. Anderen worden misschien financieel onderhouden door een partner in Nederland.
In al deze gevallen is er sprake van financiering door derden. In de 'toelichting op het inlichtingenformulier MVV-studie' op de formulierenpagina kunt u lezen welke bewijsstukken u in dit soort gevallen moet opsturen.
8. Geef de naam van een contactpersoon op
Op het inlichtingenformulier voor de MVV-adviesaanvraag moet u de naam invullen van degene die het dossier behandelt. Als er vragen zijn, neemt de IND contact met die persoon op. Mocht u op vakantie gaan, dan is het verstandig om ook een vervangende contactpersoon op te geven, die op de hoogte is van het dossier.
9. Onderteken met pen
De IND accepteert geen handtekeningstempel. U dient het formulier te ondertekenen met een pen. Vergeet niet dat u op de verklaring van inschrijving/registratie ook een stempel van de instelling moet plaatsen.