Mei 2011: voortgang projecten

Stuurgroep Rode Loper

Op 13 april kwam de Stuurgroep Rode Loper voor de tweede keer bij elkaar om de voorstellen van de projecten A, B, C en D te bespreken. Ook kozen de leden een logo. Dit logo treft u rechts naast dit nieuwsbericht en komt te staan op alle uitingen van het programmaplan Rode Loper.

Tijdens de bijeenkomst gaven de projectleiders een toelichting op de werkwijze en uitvoering van de verschillende projecten. Daaruit bleek dat de deelnemers aan de projecten, waaronder veel vertegenwoordigers van instellingen, enthousiast en betrokken met elkaar samenwerken. Dit heeft er toe geleid dat in project A inmiddels een belangrijk resultaat is behaald: sinds 12 april is de database van ISPAC (International Study Programmes And Courses) gevuld met data uit de Studiekeuzedatabase van Studiekeuze123.

Om optimaal resultaten te boeken en het draagvlak zo groot mogelijk te maken, zouden alle projecten óók in het vervolgtraject weer graag met verschillende medewerkers van instellingen werken, waaronder ICT-medewerkers. Uw belangsteling kunt u kenbaar maken via info[at]rodeloperprogramma.nl.

Alle projecten zijn goedgekeurd door de stuurgroep. Als u de initiële projectplannen wilt lezen kunt u die hieronder downloaden. 
 

De projecten: stand van zaken

Project A - verbetering van online studiekeuzeomgeving (uitvoerder: de Nuffic).

Project A is gericht op het verzamelen en beheren van alle relevante opleidingsinformatie voor internationale studenten via twee standaardkanalen (Hodex en Studiekeuzewebformulier) en het opslaan daarvan in één centraal systeem: de Studiekeuzedatabase. Daarnaast richt dit project zich op de verbetering van de informatievoorziening en de gebruiksvriendelijkheid van de studiekeuzeomgeving op www.studyinholland.nl.

Sinds 12 april 2011 is de database van ISPAC (International Study Programmes And Courses) gevuld met data uit de Studiekeuzedatabase van Studiekeuze123. Voorheen leverden de hogeronderwijsinstellingen de data over opleidingen direct aan bij de Nuffic.

Een belangrijk verbeterpunt is, dat de instellingen vanaf nu continu opleidingen of informatie kunnen toevoegen, die daarna binnen een paar dagen ook zichtbaar zijn voor de internationale studenten.

In de komende periode richt het project zich op de volgende mijpalen:

• De resultaten van een gebruikersonderzoek naar de werking van de huidige studiekeuzeomgevingen (op www.studyinholland.nl en www.studychoice.nl) en de uitkomsten van een benchmarkonderzoek naar zoekmachines die andere landen en de instellingen zelf voor opleidingsinformatie gebruiken. Deze uitkomsten worden vertaald naar eisen en een ontwerp voor de nieuwe studiekeuzeomgeving. De instellingen zijn hier actief bij betrokken.
• Het verwerken van gebruikerswensen van instellingen rondom de werking van de Studiekeuzedatabase en het Studiekeuzewebformulier die niet in de eerste fase konden worden meegenomen.
• Het stroomlijnen van de controleprocessen voor NFP (het aanmelden van opleidingen voor een NFP-beurs gaat nu ook via het Studiekeuzewebformulier en Hodex) om het werk, bij zowel de instellingen als de Nuffic, te vereenvoudigen.
   

Download Projectplan A(370.7 kB)
 

Project B - vooronderzoek inrichting generieke informatievoorziening over het Nederlandse hoger onderwijs aan de internationale student (uitvoerder: de Nuffic).

Project B draait om het (semi-)automatisch publiceren van generieke voorlichtingsinformatie over procedures op websites van onderwijsinstellingen die van belang zijn voor een buitenlandse student die in Nederland komt studeren. Het idee is dat de eigenaren/aanbieders deze informatie gestructureerd aanleveren aan een tussenschakel. Van daar uit wordt de informatie gebundeld en zodanig aangeboden aan de onderwijsinstellingen, dat zij die automatisch op hun websites kunnen publiceren.

Twee workshops peilden de informatiebehoefte bij de onderwijsinstellingen, zowel qua inhoud (wat zouden ze via zo’n publicatieproces willen afnemen), als wat het ze oplevert en onder welke condities ze dat zouden willen doen (kritische succesfactoren). Uit de sessies kwam de verwachting dat een dergelijk proces niet alleen een flinke taakverlichting zal opleveren, maar ook een verbetering van de kwaliteit van de informatie (inclusief het up-to-date houden van de informatie). Dit levert een betere en uniforme informatieverstrekking op aan buitenlandse studenten, die in Nederland gaan studeren.

De betrokken instellingen wezen ook op een aantal kritische voorwaarden voor een succesvolle implementatie van een dergelijk proces:

• Generieke informatie moet kunnen worden ingebed in de informatievoorziening van  de website van de betrokken instelling.
• Een goede wisselwerking tussen instellingen en informatieaanbieders is noodzakelijk  om de  informatie zo goed mogelijk aan te laten sluiten op de behoefte van de  internationale  student.
• Instellingen moeten keuzes kunnen maken ten aanzien van de af te nemen  informatie die ze automatisch door willen plaatsen ('menukaart').
   

In de komende periode richt Project B zich op de volgende activiteiten:

• Afstemming met een aantal informatie-eigenaren/aanbieders over het beoogde  publicatieproces. Daarbij is van belang of er ook een meerwaarde voor hen  gerealiseerd kan worden, welke eisen en wensen ze zelf hebben ten aanzien van het  proces en of de voorwaarden van de instellingen hiermee verenigbaar zijn.
• Impactanalyse van de beoogde technische oplossingen, samen met aanbieders en  instellingen.
• Opstellen van de gewenste informatiearchitectuur en een afgeleide technische architectuur.
   

Het eindresultaat van het vooronderzoek is een advies over de haalbaarheid van de implementatie van het beoogde publicatieproces, wat de volgende stappen kunnen zijn en een plan dat die stappen verder beschrijft.

Download Projectplan B(263.5 kB)
 

Project C - procesverbetering toelating en inschrijving buitenlandse studenten in de keten door een verbeterde inzet en gebruik van Studielink (uitvoerder: Studielink).

Het doel van Project C is om de processen rondom toelating en inschrijving van internationale studenten in Nederland te verbeteren. De hogescholen en universiteiten onderzoeken met Studielink hoe een generieke inschrijf-infrastructuur tot stand te brengen voor deze specifieke doelgroep in Nederland, om zo de ontwikkelingen rondom internationale studenten in lijn brengen met Studielink. Met generiek wordt bedoeld: bruikbaar voor alle studenten en instellingen.

De ontwerpfase (fase 1) van het project bestaat uit het opstellen van een gemeenschappelijk procesontwerp, waarbij de eisen en wensen van instellingen ten aanzien van een generieke infrastructuur in beeld worden gebracht. Vervolgens worden een plan van aanpak en een business case voor fase 2 gemaakt. In fase 2 wordt het voorstel daadwerkelijk uitgevoerd en geïmplementeerd.

De uitdaging voor Project C is het vinden van een balans tussen het inrichten van een generiek proces enerzijds en flexibiliteit voor de hogescholen en universiteiten binnen de gekozen oplossingen anderzijds. Hogescholen, universiteiten, Chronotech (partner voor de ontwikkeling van Studielink) en Studielink zijn vertegenwoordigd in de projectgroep die activiteiten voorbereidt, de werkgroep ondersteunt en de resultaten nader uitwerkt. De werkgroep met vertegenwoordigers van de International Offices en Studentenadministraties, geeft input en beoordeelt de resultaten. Zo komt een procesontwerp tot stand dat goed aansluit bij de werkwijze van de instellingen. Vervolgens wordt dit procesontwerp ontwikkeld tot een prototype.

Inmiddels heeft de werkgroep drie van de vier hoofdprocessen in kaart gebracht en is de projectgroep gestart met de voorbereiding van het prototype. Tijdens de SISlink,  http://info.studielink.nl/nl/instellingen, op 23 en 24 juni aanstaande verzorgt het project een workshop over de stand van zaken op dat moment.

Download Projectplan C(359.7 kB) 
    
Project D - verkenning informatievoorziening huisvesting internationale studenten (uitvoerder: Kences).

Doel van Project D is het verkrijgen van inzicht in de wijze waarop voorlichting aan internationale studenten op het terrein van huisvesting momenteel plaatsvindt en waar eventueel verbeteringen in het proces nodig en mogelijk zijn. Huisvesting vormt een noodzakelijke randvoorwaarde voor internationalisering van het hoger onderwijs. Het is daarbij essentieel, dat een student vanuit het buitenland goede informatie verkrijgt over de algemene beschikbaarheid, de prijs en de (eventuele) keuzemogelijkheden op het terrein van huisvesting.

Het onderzoek van Kences richt zich op de volgende hoofdvragen:

• Op welke wijze en door wie vindt de voorlichting over huisvesting naar (potentiële) internationale studenten op dit moment plaats?
• Hoe tevreden zijn internationale studenten over de huidige voorlichting over huisvesting?
• Wat zijn de sterke punten in de huidige informatievoorziening en waar is verbetering nodig en mogelijk?
   

Samen met onderzoeksbureau Labyrinth wordt het onderzoek uitgevoerd, onder andere op basis van deskresearch. Via e-mail, met een link naar een enquête, worden internationale studenten ondervraagd.

Het onderzoek geeft een beeld van de voorlichting over huisvesting aan internationale studenten, inclusief de sterke punten en de verbeterpunten. In de vorm van een projectvoorstel worden deze verbeterpunten verwoord en opgenomen in een mogelijk verbeterproject dat wordt geplaatst in het Rode Loperprogramma.

Download Projectplan D(18.4 kB)
 

Meer informatie

Wij houden u op de hoogte van de ontwikkelingen en resultaten van de Rode Loperprojecten via dit nieuwsbericht. Op deze website kunt u het programmaplan Rode Loper lezen, alsmede projectplannen en resultaten.

Vragen over de Rode Loper kunt u per e-mail sturen naar info[at]rodeloperprogramma.nl.