Calamiteitenmanagement

Een zogenaamd calamiteitenplan moet er niet alleen voor zorgen dat de rol en verantwoordelijkheden van de instelling duidelijk geïdentificeerd zijn, maar ook dat de instelling beschikt over de juiste gegevens. Op deze wijze kunt u bij een calamiteit snel en adequaat handelen zodat het welzijn van de student gewaarborgd blijft.

Calamiteitenplan opstellen

Sommige hogeronderwijsinstellingen kiezen ervoor om een externe partij te betrekken bij het opstellen van een calamiteitenplan of een beroep te doen op hun diensten wanneer zich een calamiteit voordoet. Een veelgenoemde naam is CRION, het centrum voor crisisondersteuning in Eindhoven.

Tilburg University biedt een uitstekend voorbeeld van een overzichtelijke stappenplan dat gehanteerd wordt wanneer een student in het buitenland te maken krijgt met een calamiteit.

Download het calamiteitenplan van Tilburg University(23.9 kB)

Buitenlandregistratie

Het is belangrijk dat u als hogeronderwijsinstelling een overzicht heeft van uw studenten in het buitenland met de juiste contactgegevens. Sommige instellingen verplichten hun studenten zodra zij naar het buitenland gaan om digitaal hun gegevens achter te laten via de website. De volgende gegevens zijn onder andere van belang:

• Adres, telefoonnummer, e-mail van de student en zijn of haar:
  ouders en/of partner;
  stageverlener in buitenland;
  stagebegeleider in Nederland;
  huisarts;
  tandarts;
• bloedgroep, ziektes of aandoeningen en andere eventueel relevante medische gegevens van de student;
• de duur van het verblijf;
• de datum van terugkeer.

Wil u zien hoe andere hogeronderwijsinstellingen de buitenlandregistratie van hun studenten regelen? Neem dan eens een kijkje bij Universiteit Twente, TU Delft en Avans Hogeschool.

Noodnummer

Voor de student moet het duidelijk zijn op welk nummer de hogeronderwijsinstelling te bereiken is vanuit het buitenland. Sommige hogeronderwijsinstellingen kiezen ervoor om deze taak neer te leggen bij het International Office die tijdens kantooruren bereikbaar is. Anderen richten een (24 uurs)helpdesk of internationaal noodnummer op of besteden de zogeheten meldfunctie uit aan een externe partij.

Factsheet meegeven

U kunt er als hogeronderwijsinstelling voor kiezen om de student een factsheet mee te geven of (digitaal) toe te sturen met de nodige instructies in het geval van een calamiteit. Belangrijk zijn het noodnummer en e-mailadres waar de universiteit, en eventueel stagecoördinator, op te bereiken zijn. Dit factsheet kan naar eigen inzicht aangevuld worden met adviezen en tips. Verwijs bijvoorbeeld naar www.wilweg.nl van de Nuffic of naar Wijs op reis van de Rijksoverheid.