Onderwijsvergelijking verbetert en verkort adviesproces
06 okt 2010
Om het adviesproces bij diplomawaarderingen te stroomlijnen, doorliep de afdeling Onderwijsvergelijking van de Nuffic een verbeterproject volgens de zogenoemde Kaizenmethode.
'Kaizen' is het Japanse woord voor 'verbetering'. De methode is afgeleid van Lean Six Sigma, een kwaliteitsmanagementmethode die veel in het Amerikaanse en Japanse bedrijfsleven wordt toegepast. De klant staat hierbij voorop. Het belangrijkste is dat de oplossingen van de werkvloer komen, omdat daar de meeste kennis van het proces zit. Verder spelen nauwkeurige meetgegevens en statistische analyse een belangrijke rol.
Verspilling tegengaan
Doel van de Kaizenmethode is niet zozeer om het eigenlijke werk sneller uit te voeren, maar vooral om 'verspillingen' in het werkproces te voorkomen. Bij de afdeling Onderwijsvergelijking bleken die verspillingen vooral te zitten in de wachttijd tussen de verschillende stappen in het proces van binnenkomst van adviesaanvraag tot uitgebracht advies aan de klant. De statistische analyse van de doorlooptijden bevestigde dit. Met deze informatie werd het adviesproces uit elkaar gehaald en vervolgens op een andere manier weer in elkaar gezet, waarbij de kans op verspilling zo klein mogelijk werd gemaakt.
Advies in zeven dagen
De bedoeling van het Kaizentraject was de huidige adviestermijn van ongeveer vier weken terug te brengen naar zeven kalenderdagen, zodat nu ook korte adviezen kunnen worden afgegeven. De nieuwe werkwijze werd meteen ingevoerd. Al na de eerste maand bleek dat deze het gewenste resultaat had: de korte adviezen worden binnen zeven kalenderdagen afgehandeld. De 'oude' termijn van vier weken voor de reguliere adviezen wordt ook ruimschoots gehaald. Gemiddeld worden deze adviezen in twee weken afgehandeld.
