Onderwijsvergelijking verbetert en verkort het adviesproces
12 apr 2011
Om het adviezenproces te stroomlijnen, doorliep de afdeling Onderwijsvergelijking onlangs een vijfdaags verbeterproject. Een projectteam van negen medewerkers werkte intensief samen met twee zeer ervaren consultants, die de zogenoemde Kaizenmethodiek hanteren.
‘Kaizen’ is het Japanse woord voor ‘verbetering’. De methode is afgeleid van Lean Six Sigma, een kwaliteitsmanagementmethode die veel in het Amerikaanse en Japanse bedrijfsleven wordt toegepast. De klant staat hierbij voorop. Het belangrijkste is dat de oplossingen van de werkvloer komen, omdat daar de meeste kennis van het proces zit. Verder spelen nauwkeurige meetgegevens en statistische analyse een belangrijke rol.
Verspilling tegengaan
Doel van de methode is niet zozeer om het eigenlijke werk sneller uit te voeren, maar vooral om ‘verspillingen’ in het werkproces te voorkomen. Bij de afdeling Onderwijsvergelijking bleken die verspillingen vooral te zitten in de wachttijd tussen de verschillende stappen in het proces van binnenkomst van adviesaanvraag tot uitgebracht advies aan de klant. De statistische analyse van de doorlooptijden voorafgaand aan de projectdagen bevestigde dit.
Dit wetende organiseerde het projectteam een brainstormsessie die tientallen suggesties voor verbeteringen opleverde. Daarmee werd het uit elkaar gehaalde adviezenproces vervolgens op een andere manier weer in elkaar gezet, waarbij de kans op verspilling zo klein mogelijk werd gemaakt.
De belangrijkste verandering is dat een planner voortaan dagelijks de adviezen verdeelt onder de aanwezige onderwijsvergelijkers. De planner – per toerbeurt een van de medewerkers – overziet alle binnengekomen aanvragen en zet deze direct uit. Hierdoor blijven aanvragen niet onnodig liggen bij afwezige medewerkers. Vereiste is wel dat de onderwijsvergelijkers breed inzetbaar zijn en een grote zelfstandigheid hebben in het verwerken van het advies.
Advies in zeven dagen
De bedoeling van het Kaizentraject was de huidige adviestermijn van ongeveer vier weken terug te brengen naar zeven kalenderdagen, zodat ook korte adviezen kunnen worden afgegeven. De nieuwe werkwijze werd meteen ingevoerd, met april als testfase. Na deze eerste maand bleek dat de nieuwe werkmethode het gewenste resultaat had; de korte adviezen werden gemiddeld binnen zeven kalenderdagen afgehandeld.
De ‘oude’ termijn van vier weken werd ook ruimschoots gehaald. Meer dan 95 procent van de adviezen voor hogeronderwijsinstellingen en ongeveer 99 procent van de adviezen over meeneembaarheid van studiefinanciering werd binnen deze termijn afgehandeld.
Aanvragen en meer informatie
Per 1 mei kunnen hogeronderwijsinstellingen een aanvraag voor een kort advies online via onze website indienen. Daar vindt u ook een voorbeeld van een kort advies.
