Legaliseren van documenten
09 feb 2010
Op 26 oktober kwam de externe werkgroep authenticiteit bijeen. Deze bestaat uit de Informatie Beheer Groep, Colo en de Nuffic. Tijdens de vergaderingen informeren de deelnemers elkaar over de laatste trends en ontwikkelingen in authenticiteit. Dit keer stonden legalisering en het laten waarmerken van documenten en de betekenis hiervan centraal.
Gastspreker was Robert Bos van de Directie Personen- en Vreemdelingenverkeer van het ministerie van Buitenlandse Zaken. De heer Bos houdt zich onder meer bezig met het legaliseren van documenten.
Legaliseren versus waarmerken
De begrippen legalisering en waarmerking zijn vaak onduidelijk en worden nogal eens verschillend uitgelegd. Legalisatie is de vaststelling dat een document is afgegeven door een daartoe bevoegde instantie of persoon en dat de handtekening op het document ook echt van de ondertekenaar is. Door legalisatie van Nederlandse documenten weten buitenlandse autoriteiten dat het document rechtsgeldig is. In Nederland legaliseert zowel het ministerie van Buitenlandse Zaken als de IB-Groep documenten.
Waarmerken is het vergelijken van kopieën met de originele documenten door een officiële instantie, die vervolgens de kopieën voorziet van een waarmerkstempel en paraaf, waaruit blijkt dat de kopieën identiek zijn aan het origineel. Met het waarmerken van een document wordt dus geen uitspraak gedaan over de echtheid ervan. In de praktijk is het mogelijk een gewaarmerkte kopie te krijgen van een vals of vervalst diploma.
Legalisatie en echtheid
Bij legalisatie door het ministerie van Buitenlandse Zaken ligt het accent op formele aspecten. Het ministerie kijkt niet naar de inhoud van het document. Het ministerie legaliseert jaarlijks honderden (handels)documenten; deze kunnen zij echter niet inhoudelijk beoordelen. Men denkt vaak ten onrechte dat een legalisatiestempel van Buitenlandse Zaken de echtheid van het document bevestigt. De afdeling Diploma-erkenning en Legalisering van de IB-Groep legaliseert echter in Nederland behaalde diploma’s en bekijkt wél of een erkende instelling het diploma heeft afgegeven.
De hogeronderwijsinstelling die verantwoordelijk is voor de uitgifte van een origineel opleidingsdocument wordt geacht het document op echtheid te controleren. Die instelling controleert dan dus of het diploma is verleend op basis van daadwerkelijk behaalde resultaten. De IB-Groep stelt als voorwaarde dat de betreffende onderwijsinstelling kopieën van de opleidingsgegevens in principe altijd moeten waarmerken.
Niet-erkende instellingen
Nederland kent verschillende onderwijsinstellingen die niet erkend zijn door het ministerie van OCW. Deze instellingen richten zich vooral op studenten uit landen als Irak, Pakistan en Nepal. De IB-Groep erkent de diploma’s niet en ze komen niet voor (het voortraject van) legalisatie in aanmerking. Niettemin legaliseert het ministerie van Buitenlandse Zaken de diploma’s van deze instellingen wel. Hierdoor ontstaat in het buitenland de indruk dat erkende instellingen de diploma’s hebben afgegeven.
De afdeling Onderwijsvergelijking van de Nuffic ontvangt regelmatig informatieverzoeken hierover uit het buitenland In dergelijke gevallen leggen wij uit dat het om niet-erkende instellingen gaat en dat een legalisatiestempel niet per se impliceert dat het diploma erkend is.
